Arbeitszeugnisse interpretieren und schreiben ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Arbeitszeugnisse müssen einerseits den rechtlichen Bestimmungen genügen und andererseits so formuliert sein, dass sie eine reale Aussagekraft besitzen.
Ein korrekt verfasstes Arbeitszeugnis ist sowohl für Arbeitnehmende als auch für das ausstellende Unternehmen eine Visitenkarte.
Gemäss Schweizerischem Obligationenrecht kann jeder Arbeitnehmer von der Arbeitgeberin jederzeit ein Zeugnis verlangen, das sich über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über die Leistungen und das Verhalten des Arbeitnehmers ausspricht.
Art. 330a
1 Der Arbeitnehmer kann jederzeit vom Arbeitgeber ein Zeugnis verlangen, das sich über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über seine Leistungen und sein Verhalten ausspricht.
2 Auf besonderes Verlangen des Arbeitnehmers hat sich das Zeugnis auf Angaben über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses zu beschränken.
Unter „jederzeit" ist die Zeitspanne während des Arbeitsverhältnisses als auch 10 Jahre nach Auflösung des Arbeitsverhältnisses zu verstehen. Der Grund, der zur Beendigung des Anstellungsverhältnisses geführt hat, spielt in Bezug auf den Anspruch keine Rolle, selbst fristlos Entlassene haben ein Recht auf ein Zeugnis.
Auch bei kurzen Engagements besteht das Anrecht auf ein Vollzeugnis. Normalerweise kann dann sowohl Leistung als auch Verhalten nur bedingt beurteilt werden. Bei sehr kurzen Engagements könnte dies beispielsweise lauten. „Auf Grund der kurzen Zeit, können wir keine abschliessende Beurteilung abgeben.“
Wahlrecht
Arbeitnehmende haben grundsätzlich ein Wahlrecht in Bezug auf die Art des Zeugnisses. Eine einmal getroffene Wahl ist aber nicht zwingend definitiv. Wer beispielsweise zuerst eine Arbeitsbestätigung verlangt hat, kann zu einem späteren Zeitpunkt – bis 10 Jahre - noch ein Vollzeugnis verlangen.
Hingegen besteht innerhalb der Zeugnisart kein weiter zu definierendes Wahlrecht. Arbeitnehmende können beispielsweise bei einem Vollzeugnis nicht verlangen, dass nur ihre Tätigkeit, nicht aber ihr Verhalten beurteilt wird. (Urteil des Bundesgerichtes 4C. 341/2002 vom 25.2.2003).
Zeitpunkt
Nachdem jemand den Wunsch nach einem Zwischenzeugnis äussert, empfiehlt es sich, dies innerhalb von 10 Tagen zu erledigen. Dies ist der betreffenden Person auch mitzuteilen, damit sie nicht „auf Kohlen sitzt“. Wer länger wartet - vorausgesetzt es gibt keine zwingenden Gründe wie Abwesenheit, etc. - schadet dem eigenen Image als gute Führungsperson selbst.
Beim Ausscheiden von Angestellten aus dem Unternehmen ist ihnen spätestens am letzten vertraglichen Arbeitstag das Zeugnis auszuhändigen.
Sprache
Das Zeugnis muss in derjenigen Sprache abgefasst werden, welche am Arbeitsort üblich ist. Arbeitete also jemand beispielsweise bei einer amerikanischen Firma in der Deutschschweiz, muss das Zeugnis auf Deutsch abgefasst werden, auch wenn die Firmensprache intern englisch ist. Die Abfassung in einer zusätzlichen Sprache ist nicht zwingend, kann aber – insbesondere wenn austretende Mitarbeitende in obigem Beispiel in die USA gehen wollen – absolut Sinn machen.
Verlangen Arbeitnehmende ein Zeugnis in einer Sprache, die weder ortsüblich noch Firmensprache ist, so müssen sie die Kosten für die Übersetzung und die notarielle Beglaubigung selber tragen.
In der Regel werden vier verschiedene Zeugnisarten unterschieden. Der Unterschied liegt bei diesen verschiedenen Typen im Inhalt, dem Aufbau und vor allem in der Aussagekraft. Einzig beim Zwischenzeugnis können Arbeitnehmende sowohl eine Kurzform (Arbeitsbestätigung) als auch ein Vollzeugnis gleichzeitig verlangen.
Im Normalfall werden austretenden Mitarbeitenden immer ein Vollzeugnis ausgestellt – ausgenommen sie wünschen dies ausdrücklich nicht.
Arbeitsbestätigung
Eine Arbeitsbestätigung beschränkt sich auf Angaben zu Name, Geburtsdatum (evtl. Heimatort) von Arbeitnehmenden sowie auf die Beziehung zu Arbeitgeberin mit Anstellungsdauer, Stellenbezeichnung, evtl. Arbeitsort und Funktionen.
Ausschliesslich auf Wunsch der Arbeitnehmenden hat die Arbeitgeberin gemäss OR Art. 330a Abs.2 das Zeugnis auf Angaben betreffend Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses – ohne jegliche Leistungsbeurteilung – zu beschränken. An einer solchen Einschränkung sind Angestellte dann interessiert, wenn sie infolge mangelnder Leistung oder negativem Verhalten ein „schlechtes" Zeugnis befürchten. Eine solche Arbeitsbestätigung wirft bei Personalfachleuten jedoch Fragen auf.
Auch wenn Arbeitnehmende explizit eine Arbeitsbestätigung verlangen, empfiehlt es sich zusätzlich trotzdem ein Vollzeugnis anzufertigen. Dieses wird dann nicht an die austretenden Mitarbeitenden ausgehändigt, sondern verbleibt im Personaldossier. Ehemalige Arbeitnehmende können nämlich bis zu 10 Jahre nach Austritt nachträglich noch ein Vollzeugnis verlangen – und dann ist für die Arbeitgeberin die Erstellung eines solchen fast nicht mehr möglich.
Vollzeugnis
Grundsätzlich haben Arbeitnehmende gemäss OR Art. 330a Abs.1 immer ein Anrecht auf ein Vollzeugnis. Darin hat sich die Arbeitgeberin nebst der Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses auch über die Leistungen und das Verhalten von Arbeitnehmenden zu äussern.
Das Vollzeugnis enthält Informationen betreffend Leistungen, Verhalten von Arbeitnehmenden sowie einen Hinweis auf die Beendigungsgründe des Arbeitsverhältnisses. Unter Leistungen ist das berufliche Können und die Art der Arbeitsausführung zu verstehen. Das Verhalten beinhaltet alle anderen Eigenschaften, die etwas zur Arbeitsweise von Mitarbeitenden aussagen. Das Verhalten ausserhalb des Unternehmens, das in keinem Zusammenhang mit der Arbeit steht, darf nicht erwähnt werden.
Zwischenzeugnis
Der Arbeitnehmer hat gemäss OR Art. 330a das Recht, jederzeit ein Arbeitszeugnis zu verlangen, also auch während des Anstellungsverhältnisses. Er hat dies nicht zu begründen.
Das Zwischenzeugnis unterscheidet sich vom Vollzeugnis nur dadurch, dass daraus hervorgeht, dass das Arbeitsverhältnis noch andauert. Ein Zwischenzeugnis ist dann sinnvoll, wenn ein Aufgaben- oder Vorgesetztenwechsel bevorsteht. Dies soll erwähnt sein: „Dieses Zwischenzeugnis wurde auf Grund des Wechsels von …. in die Abteilung ….. erstellt.“ oder „ . . . wurde auf Grund des Wechsels des Vorgesetzten erstellt.“
Zwischenzeugnisse sind immer in der Gegenwart zu formulieren, und zwar auch dann, wenn bereits
feststeht, dass das Arbeitsverhältnis enden wird. Wird ein Zwischenzeugnis nach bereits erfolgter Kündigung ausgestellt, darf dieser Umstand darin nicht erwähnt werden. Einzig die Bemerkung „Dieses Zwischenzeugnis wurde auf Wunsch von …. erstellt“ ist zulässig.
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses haben Arbeitnehmende - auch wenn ein Zwischenzeugnis erstellt wurde - in jedem Fall Anrecht auf ein Abschlusszeugnis = Vollzeugnis. In diesem darf jedoch kein Bezug zu einem Zwischenzeugnis erstellt werden.
Lehrzeugnis
Beim Lehrverhältnis hat sich das Zeugnis laut Schweizerischem Obligationenrecht auf die erforderlichen Angaben über den erlernten Beruf sowie die Dauer der Lehre zu beschränken. Auf ausdrücklichen Wunsch der lernenden Person oder deren gesetzlichen Vertretung muss sich der Berufsbildner über Leistungen, Fähigkeiten und Verhalten der lernenden Person aussprechen.
Art. 346a
1 Nach Beendigung der Berufslehre hat der Arbeitgeber der lernenden Person ein Zeugnis auszustellen, das die erforderlichen Angaben über die erlernte Berufstätigkeit und die Dauer der Berufslehre enthält.
2 Auf Verlangen der lernenden Person oder deren gesetzlichen Vertretung hat sich das Zeugnis auch über die Fähigkeiten, die Leistungen und das Verhalten der lernenden Person auszusprechen.
Tipps / Literatur
Was darf nicht ins Arbeitszeugnis