Grundsätze zu Bestellung / Auftrag

Wenn immer irgendwie möglich sollte darauf geachtet werden, dass eine Bestellung oder ein Auftrag ein Schriftdokument enthält. Die schriftliche Form schützt zwar nicht unbedingt vor unliebsamen Überraschungen bei zahlungsunwilligen Kunden, erleichtert das Inkasso aber ungemein.

Kann die Bestellung / der Auftrag aus bestimmten Gründen nicht schriftlich erfolgen, so sollte eine Bestätigung seitens des Lieferanten gemacht werden. Vom Kunden kann dann verlangt werden, dass eine Kopie dieses Dokuments zum Zeichen seines Einverständnisses unterzeichnet retourniert wird. Obwohl im Gesetz anders verankert gelten übrigens auch unterzeichnete Fax- oder PDF-Dokumente als Rechtstitel.

Da zu diesem Zeitpunkt noch nicht bekannt ist, ob wir es mit einem „guten“ oder „schlechten“ Kunden zu tun haben, müssen verkaufstechnische Argumente eingesetzt werden:

• Kunde wird ernst genommen
• Kunde erhält richtige Ware, bzw. sein Auftrag wird exakt nach seinen Wünschen ausgeführt
• Kunde sieht unser Firmenlogo ein weiteres mal

Grundsatz: Je genauer die Bestellung / der Auftrag, bez. die Bestätigung ausformuliert ist, umso kleiner wird die Wahrscheinlichkeit späterer Komplikationen.

Der Bestellungseingang

Der Bestellungseingang ist meist ein erfreuliches Ereignis. Um vor späteren unerfreulicheren Vorkommnissen geschützt zu sein, sollten - wenn es die Art des Geschäftes zulässt - einige Grundregeln beachtet werden:

• Jede Bestellung sollte schriftlich erfolgen
• Alle, hauptsächlich aber mündliche oder telefonische Bestellungen schriftlich bestätigen
• Bestellung und/oder Bestätigung müssen detailliert Auskunft über den Bestellungsumfang geben
• Einzelbeträge und Totalwert müssen unbedingt in der Bestellung / Bestätigung enthalten sein
• Zusätzliche Kosten für Verpackung, Transport, Versicherung, etc. sind Bestandteil des Geschäftes und gehören somit in die Bestätigung
• Liefertermin und Lieferungsart genau angeben
• Gesonderte Vereinbarungen wie Rabatte und Skonti, Rücktrittsrechte, Bedingungen bei Lieferungsverzug, Steuern (MwSt.) müssen in der Bestätigung enthalten sein

Der Auftrag

Der Auftrag ist in seiner Eigenschaft wesentlich umfangreicher als die Bestellung, da es sich hier meist um Dienstleistungen handelt, die jemand für einen Kunden erbringt.

In denjenigen Fällen, in denen von der Geschäftsnatur her der Umfang genau beziffert werden kann, gelten grundsätzlich die gleichen Regeln wie bei der Bestellung. Sobald ein Auftrag nicht vor Ort ausgeführt und anschliessend nicht bar einkassiert werden kann, lohnen sich gewisse Vorkehrungen:

• Grössere Aufträge sofort nach Eingang schriftlich bestätigen
• Den genauen Umfang der zu erbringenden Dienste aufführen
• Trennung der Materialkosten von den Arbeitskosten
• Allfällige zusätzlich entstehende Kosten im Nachsatz vermerken
• Liefer-, bez. Fertigstellungs-Termin aufführen oder mindestens Zeitraum angeben
• Bereits jetzt Zeitpunkt der Rechnungsstellung und Zahlungskonditionen angeben
  

Kann der genaue Umfang nicht von Anfang an exakt definiert werden, müssen zusätzliche Aspekte berücksichtigt werden:

• Bei Vorhandensein einer Offerte, in der Auftragsbestätigung darauf hinweisen
• Auftragsvolumen nach Gattung möglichst genau definieren und abgrenzen
• Sofern nicht über eine Pauschale abgerechnet wird, die entstehenden Maximalkosten des Auftrages vermerken
• Hinweis auf Kostenabweichungen anbringen. Bei Abweichungen von mehr als 10%, muss vorgängig das schriftliche Einverständnis des Kunden eingeholt werden.
  

Das kaufmännische Bestätigungsschreiben

Viele Geschäfte (Bestellung / Auftrag) erfolgen heute telefonisch oder per E-Mail, welche aber keine rechtgültigen Dokumente im Sinne des SchKG ergeben.

Schickt der Empfänger der Bestellung / des Auftrags dem Bestellenden ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben, welches klar darauf hinweist, dass ein gültiger Vertrag zustande kommt, wenn er nicht innert einer genau definierten Frist Widerspruch gegen diese Bestätigung einlegt, erwächst die Bestellung / der Auftrag zu einem rechtgenügenden Dokument. Die Bestellung / der Auftrag zusammen mit diesem kaufmännischen Bestätigungsschreiben kann – je nach Gericht - sogar einen Rechtsöffnungstitel darstellen, muss aber nicht.