Definition und Kontrolle von Zielen

Selbstverständlich nützt die beste Beurteilung nichts, wenn darin nicht neue Ziele vereinbart werden. Ebenso wichtig ist auch die Kontrolle der Einhaltung der Ziele, unabhängig davon, ob sie von Mitarbeitenden, von Vorgesetzten oder vom Unternehmen eingehalten werden müssen.

Im Rahmen periodischer Beurteilungs- und Fördergespräche sind Zielvereinbarungen ein elementarer Bestandteil. Hier werden nun aber vor allem Ziele aufgeführt, welche von grosser Bedeutung sind und nur über eine längere Periode erreicht werden sollen. Zu den häufigsten und auch sinnvollsten Zielen gehören:

• Verhaltensziele
• Bildungsziele
• Entwicklungsziele – persönlich, fachlich
• Karriereziele
• Privatziele

Gestaltung von Zielvereinbarungen

Grundsätzlich sollen im Rahmen der periodischen Gespräche nicht mehr als drei Ziele definiert werden. Bei zu vielen Zielen kann schnell eine Orientierungslosigkeit und damit Nichterreichung der Ziele resultieren.

Insbesondere bei Zielen, deren Erreichung aus der Natur der Sache heraus erst zu einem viel späteren Zeitpunkt möglich ist, sollen Zwischenziele – Meilensteine – definiert werden.

Grundsätzlich muss bei der Gestaltung von Zielvereinbarungen berücksichtigt werden, dass diese einem Zwecke dienen sollen. Werden die Ziele richtig definiert, so fördern sie das positive Verhalten der Mitarbeitenden wesentlich. Zu beachten ist dabei, dass Mitarbeitende

• die gesetzten Ziele vollumfänglich akzeptiert
• die Ziele als wichtiges Element ihrer Tätigkeit betrachtet
• darauf zählen können, dass sie bei der Zielerreichung auch unterstützt werden
  

Zu den wichtigsten Merkmalen bei der Definition von Leistungszielen gehören:

• Klarheit: Die Mitarbeitenden kennen die an sie gestellten Erwartungen. Sie fühlen sich sicher und können ihren Einsatz zweckmässig gestalten.
• Beteiligung der Mitarbeitenden: Sie fördert die Akzeptanz und Identifikation mit den Zielen. Voraussetzung ist, dass Mitarbeitende die Beteiligung wünschen und dass diese für ihr gesamtes Arbeitsfeld gilt.
• Schwierigkeitsgrad: Eine Steigerungsmöglichkeit erhöht den Reiz, solange die Zielerreichung als möglich angesehen wird.
• Ergebnismeldung: Die laufende Ergebnisanalyse muss rechtzeitig erfolgen und eindeutig sein. Sie bewirkt im positiven Fall die Bereitschaft zur Setzung anspruchsvollerer Ziele. Im negativen Fall tritt dieser Effekt nur ein, wenn die Erkenntnis von Mängeln konstruktiv zur Zielkorrektur eingesetzt wird.
• Belohnungspotential: Die Erwartung einer Belohnung bewirkt eine Leistungssteigerung, bei finanziellen Belohnungen jedoch nur eine geringe Steigerung der Arbeitszufriedenheit.
• Eigenständigkeit: Bei Mitarbeitenden mit entsprechendem Bedürfnis bewirkt sie eine positive Wirkungen auf Zufriedenheit und Einsatz.
  

Die vereinbarten Ziele müssen schriftlich festgehalten werden. Dies macht daher Sinn, da sich die Zielerreichung über einen längeren Zeitraum erstreckt und erst so eine Eigen- und Fremdkontrolle der Zielerreichung – bzw. der einzelnen Schritte dazu – möglich wird.

Beispiele von konkreten Zielen

Bei diesen Beispielen handelt es sich um Kurzformulierungen. Insbesondere sollten sämtliche Ziele zusätzlich mit einer Frist versehen werden, bis zu welchem Zeitpunkt sie erreicht werden sollen. Ebenfalls ist das Messkriterium festzulegen - wer überprüft die Zielerreichung und wie. In aller Regel ist die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter aufgerufen, die Zielerreichung selbst zu überprüfen und die Ergebnisse mit der vorgesetzten Person zu erörtern.

Wirkungsziel

• erfolgreiche Abschlüsse bei Kundenbesuchen von Anzahl auf Anzahl % steigern

Mengenziel

• Steigerung der Kundenbesuche um Anzahl pro Monat (absolute Zahlen)

Qualitätsziel

• Senkung des Ausschusses von Anzahl auf Anzahl % (relative Zahlen)
• Sämtliche ausgelieferten Geräte sind funktionsfähig.
• Kundenreklamationen werden innert Anzahl Stunden schriftlich beantwortet.
• Kundenbefragung ergibt mindestens Anzahl % Kunden, welche die Frage Bezeichnung beinhaltet.

Erreichbarkeitsziel

• Telefonische Erreichbarkeit täglich von Zeit bis Zeit

Fristenziel

• Offerten innerhalb von Anzahl Tagen bei den Kunden

Kostenziel

• Senkung der Nebenkosten von Anzahl auf Anzahl %
• Senkung der Lagerbestände auf max. Anzahl ohne dass Lieferengpässe auftauchen (bedingtes)

Innovationsziel

• Präsentation von Anzahl neuen Vorschlägen für ein Werbekonzept bis Datum

Ordnungsziel

• Produkteunterlagen sind ab Datum für alle jederzeit greifbar.

Integrationsziel

• Regelmässiger, mindestens wöchentlicher Kontakt mit allen Teammitgliedern

Entwicklungsziel

• Einarbeitung in das EDV-Programm Bezeichnung bis Datum, sodass alle Hauptfunktionen ohne Unterstützung verwendet werden können.

Verhaltensziel

• Sämtliche Mitarbeitergespräche werden anhand der Checkliste durchgeführt.

Führungsziel

• Senkung der Fehlzeiten von Anzahl % auf Anzahl %
• In der Vorgesetztenbeurteilung äussern sich Anzahl % der Mitarbeitenden positiv.
• Bis Datum sind Anzahl neue Mitarbeitende eingestellt und eingearbeitet.
  

Tipp

Um erfolgreich Ziele zu formulieren, die Ihre Mitarbeitenden verstehen und somit auch erreichen können, beginnen Sie die Zielformulierung direkt mit den Worten:

„Das Ziel ist erreicht, wenn z. B. die Verkäufe des Produkts B im Betrachtungszeitraum vom Datum bis Datum um Anzahl % erhöht wurden.“

Mit dieser Formulierung stellen Sie sicher, dass Sie Ziele und nicht etwa Massnahmen formulieren.

Zielkontrolle

Damit die Zielvereinbarung auch für alle Beteiligten einen Sinn ergibt, ist die Kontrolle der Erreichung dieser Ziele wichtig. Ein solches Gespräch kann wie eine Zwischenbeurteilung bewertet werden und das Resultat zeigt sich dann auch in der nächsten periodischen Beurteilung. Dabei ist es nicht von grösster Bedeutung, dass alle vereinbarten Ziele zum festgesetzten Zeitpunkt vollumfänglich erreicht wurden. Viel bedeutender ist, dass die Aktivitäten sich in diese Richtung bewegen und der Weg beschritten wurde.

Um die Zielkontrolle vornehmen zu können, eignet sich am besten eine Checkliste, auf welcher die einstmals getroffenen Zielvereinbarungen aufgeführt sind. In einer zusätzlichen Spalte werden nun die einzelnen Bewertungen, bzw. Kontrollen nach folgenden Kriterien festgehalten:

• Feststellung der erreichten Ergebnisse
• Feststellung von Soll/Ist-Abweichungen und deren Erklärung, sowohl im Positiven als auch im Negativen
• Zielerreichungsgrad wird je nach vereinbartem Ziel beurteilt
• Gesamtbeurteilung mittels Punktewertung und eine Einstufung aufgrund der einzelnen Zielerreichungsgrade unter Berücksichtigung der Zielgewichtung
• Festlegen von Massnahmen
• Neuerliche Zielvereinbarung
  

Zur Beurteilung der erreichten Ergebnisse sind Zielerreichungsstufen zu definieren. Die Erreichung der einzelnen Ziele wird an diesen Stufen gemessen. Dabei werden Leistungsergebnis und Leistungsverhalten berücksichtigt. Eine derartige Stufeneinteilung könnte folgendermassen aussehen:

Der zeitliche Ablauf dieser periodischen Zielerreichungsbeurteilungen muss so geplant sein, dass zwar die Möglichkeit der Zielerreichung gegeben ist, die Thematik aber immer noch hochaktuell ist.