Sonderfall E-Mail

Zum Umgang mit E-Mails gibt es immer wieder neue Studien. Eine dieser Studien sagt, dass administrative Mitarbeitende täglich rund 30% ihrer Arbeitszeit mit Bearbeitung von E-Mails verbringen. Bei durchschnittlich 50 empfangenen und 25 geschriebenen E-Mails pro Tag (= 75 E-Mails) ergibt dies bei 240 Arbeitstagen im Jahr 18’000 Arbeitsvorgänge. Geht man pro Vorgang von zwei Minuten Bearbeitungszeit aus, so kommt man auf 36’000 Minuten. Das sind 600 Stunden und entspricht 75 Arbeitstagen. Bereits eine Reduktion der E-Mail-Flut um 20% würde 15 gewonnenen Arbeitstagen entsprechen - von der Umrechnung in Arbeitskosten ganz zu schweigen.

E-Mails waren ursprünglich als elektronisch übermittelte Briefe gedacht. Auch hier kann eine Menge Zeit gespart werden, indem man E-Mails ähnlich wie „analoge Post“ behandelt und nicht auf jedes eingehende Mail sofort reagiert, sondern 3-4 mal pro Tag den Briefkasten leert und bearbeitet. Mit den zu versenden Mails verhält es sich genau gleich wie bei den Telefonaten.

All diese und nachfolgende Punkte gelten übrigens angepasst auch für WhatsApp und Co.

E-Mails selektieren

Alle E-Mail-Programme zeigen bereits vor dem Öffnen eines E-Mails Informationen, welche als Selektionskriterien dienen können. Folgende Selektions-Regeln helfen, um E-Mails schneller abzuarbeiten:

Absender-Selektion manuell

Name, bzw. E-Mail-Adresse Absenders:

• Kenne ich = lese ich kurz durch und entscheide, wie ich damit umgehe
• Kenne ich nicht = ist dies ein Kandidat zum Löschen. Ist dies zu riskant, da es sich vielleicht um eine E-Mail von einem unbekannten Kunden – und daher unbekanntem Absender – handelt, verfahren Sie nach Punkt 3.

 Absender-Selektion automatisch

Alle E-Mail-Programme verfügen über einen Regelassistenten. Mit dessen Hilfe lassen sich beispielsweise lästige Werbemail automatisch in den SPAM- oder Junk-Ordner verschieben. Zusätzlich kann definiert werden, dass so gekennzeichnete E-Mails automatisch gelöscht werden.

Betreff-Selektion 

In der Betreff-Zeile schreibt der Absender, welchen Inhalt seine E-Mail enthält. Nun wird klar, ob die E-Mail für die eigene Arbeit wirklich relevant ist – egal ob der Absender bekannt oder unbekannt ist.

 Fragen beim Lesen des Betreffs:

• Kann ich mit dem Betreff etwas anfangen? Oder gibt er Rätsel auf?
• Auf welchen E-Mail-Inhalt schliesse ich aus der Betreffzeile?
• Ist diese für meine Arbeit wichtig?
• Ist diese die Antwort auf eine meiner eigenen E-Mails?
  

Die Antworten zeigen, ob die E-Mail für die Arbeit wichtig ist. Falls nein, löschen. Falls ja, verfahren Sie nach Punkt 4.

Aktivitäten- und Termin-Selektion 

Verbleibenden E-Mails werden nacheinander geöffnet. Die Beurteilung des Inhalts der einzelnen E-Mail erfolgt nach folgenden zwei Aspekten:

1. Aktiv werden: Fordert der Inhalt der E-Mail auf, etwas zu tun? Soll etwas gelesen, bearbeitet oder erledigt werden? Falls ja, kommt der nächste Aspekt dran. Falls nein, E-Mail löschen.
2. Deadline: Steht in der E-Mail ein Termin bis wann etwas erledigt sein muss? Falls ja, alles in den Outlook-Kalender übertragen. Falls nein, also ein Termin / Deadline fehlt, E-Mail löschen. Bei Unsicherheit dem Absender zurückschreiben, mit der Aufforderung um eine Terminangabe.
   

So ist innert weniger Minuten das Unwichtige vom Wichtigen getrennt und ein Grossteil der E-Mails gelöscht. Die gewonnene Zeit kann nun für die Bearbeitung der restlichen E-Mails sinnvoll einsetzt werden.

Gelesene und gesendete E-Mails, deren Inhalt später nochmals gebraucht wird, werden als Datei im entsprechenden Explorer-Ordner gespeichert und im Posteingang, bzw. Postausgang sofort gelöscht. Muss ein E-Mail beantwortet werden, so kann bei der Antwort die Ursprungsmeldung stehen gelassen werden und dann Mail + Antwort als ein Dokument gespeichert werden.

Jedes fertig bearbeitete E-Mail wird auf jeden Fall im Posteingang sofort gelöscht – optimaler Weise definitiv. Dadurch wird ein „E-Mail-Salat“ in Ihrer In-Box als auch im Ordner „Gelöschte“ vermieden!

E-Mail-Flut

• Schalten Sie am Computer den automatischen Anzeigemodus zu eingegangenen E-Mails aus.
• Öffnen Sie Ihr E-Mail-Postfach nur drei- bis viermal täglich zu definierten, passenden Zeiten.
• Sammeln Sie alle Mails, die Sie selbst versenden wollen. Senden Sie diese innerhalb der festgesetzten Zeiten.

E-Mails versenden

• Knigge-Regel beachten
   - eine E-Mail muss nicht sofort beantwortet werden, jedoch innerhalb von 24 Stunden
• CC nur verwenden, wenn wirklich nötig
   - belästigen Sie nicht andere mit Ihren E-Mails, denn die meisten CC sind unnötig
• BCC nur in Spezialsituationen verwenden
   - z.B. Datenschutz
• Betreff klar formulieren
   - der Betreff soll dem Empfänger klar mitteilen, worum es geht – analog Titel in einem Geschäftsbrief
• Oft ist ein Telefongespräch schneller
   - E-Mail nur noch als Bestätigung / Gesprächsprotokoll

Grundsätzliches zu E-Mails

Vermeiden Sie lange Verteiler

Ah, die berühmten CC-Listen! Schicken Sie ein E-Mail nur an diejenigen Personen, die es wirklich betrifft. Dabei gilt: Empfänger, die reagieren sollen, gehören ins «An»-Feld. Wer das Mail als reine Info erhält, dagegen ins «CC»-Feld.

Statt Mail-Flut: Telefonieren Sie

E-Mail ist Einweg-Kommunikation in dem Sinne, dass keine direkte Interaktion möglich ist. Wie beim Brief-Schach. Für einen Austausch und zur Beantwortung von Fragen greifen Sie besser zum Telefon (oder Headset) oder vereinbaren ein kurzes Online-Meeting. Das gilt insbesondere dann, wenn mehrere Personen involviert sind und Unklarheiten bestehen. Dadurch vermeiden Sie zeitraubendes E-Mail-Ping-Pong.