Die Mitarbeiterbeurteilung ist ein wesentliches Führungsinstrument. Anerkennung und Lob für geleistetes gehören ebenso dazu wie Kritik und Ansporn zur Optimierung.
Das Verlangen nach Beurteilung dient der Selbstkontrolle jedes Menschen. Nur dadurch kann sich jemand in die gewünschte Richtung weiterentwickeln. Ebenso ist es nur dadurch möglich, neue Wege zu beschreiten.
Zu einer guten Beurteilung zählt auch die laufende Rückmeldung zu geleisteten Arbeiten, ohne dabei besondere Beurteilungsgespräche anberaumen zu müssen.
Bei der Entwicklung und Durchführung betrieblicher Mitarbeitergesprächssysteme sind folgende Fragen zu stellen, auf die Antworten gegeben werden müssen:
Die verschiedenen Stufen der Beurteilung
Diese verschiedenen Stufen der Beurteilung sind ein wesentlicher Beitrag zum Firmenimage und zu einem gesunden Betriebsklima. Alle Mitarbeitenden wissen, dass ihre Leistung Beachtung findet und gibt ihnen die notwendige Sicherheit bei der Ausführung ihrer täglichen Arbeit. Sie erfahren regelmässig, wo ihre Leistung gut ist oder wo sie verbessert werden muss.
Im Rahmen der Gesprächsführung sind vor allem die beiden nachfolgenden Stufen der Beurteilung entscheidend.
Stufe 1 - Die tägliche Beurteilung
Beurteilungen sollten laufend stattfinden. Menschen haben in der Regel ein Grundbedürfnis nach Beachtung. Dazu bedarf es wenig. Aufmerksame Führungskräfte beobachten ihre Mitarbeitenden. Sie erhalten von jedem Mitglied der Führungsebene laufend Hinweise darauf, wie sie ihre Aufgabe erfüllen.
Lob wird nicht in überschwänglicher, sondern sachlicher Manier zugeteilt:
Im Arbeitsalltag reichen auch kleine Anerkennungen wie beispielsweise ein „Danke“ für eine Leistung. Anlässlich eines Abteilungsmeetings können besondere Leistungen hervorgehoben werden, und zwar in einer Form, die bei anderen Mitarbeitenden zur Motivation führt.
Kritik erfolgt nicht in Form einer Rüge, sondern wird als sachliches Mittel zur Verbesserung, bzw. zur zukünftigen Verhinderung von Fehlleistungen eingesetzt:
Kritiken sollen ebenfalls sofort erfolgen, wenn der Anlass aktuell ist. Verbesserungsvorschläge im Verlaufe des Gesprächs führen schneller zum Erfolg. Wichtig dabei ist, dass alle Beteiligten sachlich bleiben. Auch eine Kritik kann so angebracht werden, dass sie als positiver Verbesserungsvorschlag aufgenommen, verstanden und umgesetzt wird.
Lob und Kritik müssen nicht zwangsweise nur von Führungskräften erteilt werden. In einer gesunden Unternehmenskultur ist es nicht nur zulässig sondern geradezu Pflicht jedes Mitarbeiters, seine Kollegen in dieser Form zu qualifizieren. Voraussetzung ist jedoch, dass innerhalb der Belegschaft dieses Verhalten gefördert und mit den notwendigen Informationen ergänzt wird. Schlussendlich profitiert wieder jeder von jedem.
Anerkennung | Kritik |
Besten Dank für ...... | Es ist sehr nützlich, wenn ...... |
Das sieht gut aus | Ich bitte Sie, zukünftig ...... |
So habe ich mir das vorgestellt | Das müssen wir anders lösen |
Sehr gut, besser als ich es erwartet habe | Sie müssen unbedingt darauf achten, dass ..... |
Das ging aber schnell - besten Dank | Müsste das nicht anders gemacht sein? |
In dieser Stufe erfolgt die Beurteilung ausschliesslich in verbaler Form.
Stufe 2 - Die schriftliche Beurteilung
Weder alle Mitarbeitenden noch jede Führungskraft können auf Anhieb mit der Stufe 1 der Beurteilung umgehen und sie richtig einsetzen. Oftmals braucht es eine mehrmalige Wiederholung oder ein ständiges Training.
Bringt die erste Stufe nicht den erwarteten Erfolg, kann auf das Mittel der schriftlichen Form zugegriffen werden.
Im Falle der Kritik sind diese schriftlichen Arbeitsanweisungen, welche mit dem Hinweis übergeben werden, dass die bisherige Aufgabenbewältigung nicht erwartungsgemäss erfolgt ist. Diese „Betriebsanleitung“ solle dazu führen, zukünftige Fehler zu vermeiden.
Im Umgang mit solchen Förderungsmassnahmen ist aber vorsichtig geboten. Die gezielte und umfassende Information über das Vorhandensein solcher Systeme ist zwingende Voraussetzung. Andernfalls könnte daraus ein aus Neid und Eifersucht geprägtes Betriebsklima entstehen.
Stufe 3 - Die umfassende, periodische Beurteilung
Ein- oder mehrmals jährlich durchgeführte Beurteilungen sind ein optimales Mittel, um eine institutionalisierte Standortbestimmung vornehmen zu können.
Diese Art der Beurteilung wird durch den jeweiligen Vorgesetzten schriftlich vorbereitet und in einem ausführlichen Gespräch erörtert. Mitarbeitende nehmen sowohl zu ihren Leistungen als auch ihren Absichten Stellung. Diese Äusserungen ergänzen die schriftlichen Unterlagen und bilden einen sich laufend entwickelnden Bestandteil des Personaldossiers.
Grundsätzlich sollte diese Beurteilung nicht zum Jahresende, zusammen mit einer allfälligen Lohnrunde durchgeführt werden. Der Sinn und Zweck ist nicht die Schaffung einer Voraussetzung für mehr, weniger oder gleichviel Lohn, sondern einzig und alleine die Analyse der bisherigen Leistung von Arbeitnehmenden und Arbeitgeber.
Empfehlenswert sind zwei umfassende Beurteilungen pro Jahr. Dies ermöglicht auch eine innert nützlicher Frist nachvollziehbare Kontrolle der Veränderungen aus der vorangegangenen Beurteilung. Ebenso werden sowohl Arbeitnehmende als auch Arbeitgeber gezwungen, besprochene und vereinbarte Ziele innert einer nützlichen Frist einzuhalten. Optimale Termine dürften Frühling und Herbst sein.
Stufe 4 - Die Auswirkungen auf das Gehalt
Abgesehen von Lohnerhöhungen, welche durch die Teuerung, Sozialpartner oder andere Institutionen beeinflusst sind, besteht grundsätzlich kein Bedarf einer Lohnerhöhung, wenn Mitarbeitende eine gute, den Erwartungen entsprechende Leistung geboten haben.
Haben Mitarbeitende jedoch eine Leistung vollbracht, welche weit über den Erwartungen liegt und dem Unternehmen dadurch Vorteile entstanden sind und zukünftig noch entstehen werden, ist eine Erhöhung der arbeitgeberseitigen Entschädigung für geleistete Arbeit angesagt. Dazu bestehen verschieden Möglichkeiten:
Es muss also nicht immer zwangsweise eine Erhöhung des Gehalts sein. Oftmals bringen anderweitige Entschädigungen sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitenden mehr. Laufende Lohnerhöhungen haben in der Vergangenheit auch eine negative Seite hervorgebracht - viele Arbeitnehmende waren auf einer Gehaltshöhe angelangt, die für viele Arbeitgeber untragbar geworden ist, was dann auch zu entsprechenden Auswirkungen führte.