Liegt die schriftliche Analyse der Mitarbeitenden vor, bedarf er der persönlichen Besprechung. Diese darf jedoch nicht zur Formalität verkommen, sondern soll eine rege und beidseitige Kommunikation beinhalten.
Die Teilnehmenden
Normalerweise nehmen zwei Personen – Vorgesetzte und Mitarbeitende – an einem solchen Gespräch teil. Wenn keine persönlichen Differenzen oder umgekehrt ein sehr freundschaftliches Verhältnis besteht, ist diese Zusammensetzung in Ordnung.
Etwas anders sieht es aus, wenn eben solche Differenzen oder Freundschaften bestehen. Beides führt meistens nicht zum gewünschten Erfolg, nämlich der positiven Konstanz oder Verbesserung für die Zukunft. In der Praxis hat sich in solchen Fällen ein System bewährt, bei dem drei Personen an dieser Gesprächsrunde teilnehmen:
Mitarbeitende - direkte Vorgesetzte - Vorgesetzte der Vorgesetzten
Allfällige zwischenmenschliche Spannungen können so gemildert werden. Dabei ist das Mitglied der höchsten Führungsebene jedoch nur stiller Beobachter und greift höchstens auf Verlangen oder in einer Konfliktsituation ein.
Als Variante ist auch denkbar, dass jemand von der Personalabteilung diesem Gespräch beiwohnt. Es dürfen aber niemals mehr als drei Personen anwesend sein, ansonsten sich Beurteilte unterlegen fühlen könnte.
Ort des Gesprächs
Ein vernünftiges Gespräch kann nur dort stattfinden, wo auch Ruhe herrscht und keine Störungen zu erwarten sind. Dieser Ort kann sich notfalls auch im Büro von Vorgesetzten befinden, wenn eine Abschottung machbar ist.
Den grössten Vorteil für solche Gespräche bieten neutrale Orte wie beispielsweise ein Sitzungszimmer - niemand der Gesprächsteilnehmenden hat einen „Heimvorteil“.
Ein geeigneter Raum sollte folgende Kriterien erfüllen:
Es ist wichtig, immer daran zu denken, dass es sich um ein Gespräch von hoher Wichtigkeit handelt und auch vertrauliche Themen erörtert werden könnten.
Sitzanordnung
Auch wenn es auf Anhieb nicht als sehr bedeutend erscheinen mag, so kommt der Sitzanordnung eine grosse Bedeutung zu.
Es ist absolut zu vermeiden, die Anordnung so zu wählen, dass sich die Gesprächsteilnehmenden direkt gegenüber sitzen. Bei drei Personen wäre die Auswirkung noch schlechter, wenn zwei Personen der Führungsebene oder Personalabteilung einer Person gegenüber sässen.
Die optimalste Sitzanordnung findet sich an einem runden Tisch, an welchem alle drei Gesprächsteilnehmenden sich verteilen können. Bei einem eckigen Tisch soll die Anordnung über drei Seiten erfolgen, wobei die beobachtende Person nicht zwischen Vorgesetzten und mitarbeitenden Person sitzen darf.
Gesprächsablauf
Ein Mitarbeitergespräch muss gut vorbereitet sein. Wann wird was gesagt, wer sagt wann was, wie ist der Gesamtablauf und wie wird auf Einwände reagiert. Der nachfolgende Plan hilft, die wichtigsten Schritte einzuhalten:
Vor dem Gespräch – Formular Vorbereitung
Einladung
Vorbereitung des Gesprächs
Im Gespräch
Eröffnung
Rückblick gesamtheitlich
Gesamtheitlicher Rückblick seit dem letzten Gespräch. Je nach Firmengrösse über Gesamtunternehmen, die Abteilung oder den Arbeitsbereich der Mitarbeitenden.
Beurteilung durch Vorgesetzte
Arbeitssituation
Beurteilung der bisherigen Ziele
Zielvereinbarung
Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetztem sowie im Team
Entwicklungsziele und Entwicklungsvereinbarungen
Rahmenbedingungen der Arbeit
Abschluss des Gesprächs
Nachdem Gespräch
Dieser Plan kann auch während dem Gespräch als Gedankenstütze benützt werden oder auf Grund dieser Vorlage können die einzelnen Punkte vorbereitet werden.