Es soll darauf verzichtet werden, sich negativ zu äussern. Negativ formulierte Hinweise auf schlechte Leistungen haben Zeugnisniveau und bewirken bei vielen Mitarbeitenden zuerst einmal Resignation, Ablehnung oder - noch schlimmer - einen Groll gegen Vorgesetzte. Ein Zeugnis ist ein periodischer Abschluss und zeigt nur die Vergangenheit auf. Das Gespräch ist aber keine Vergangenheitsbewältigung sondern dient der Zukunft. Das Ziel muss vor Augen gehalten werden, welches heisst:
Das Gespräch muss der positiven Zukunftsentwicklung dienen!
Formulierungen müssen demzufolge zukunftsorientiert gewählt werden und auch der Sache dienen. Vorwürfe oder gar unsachliche, emotional gesteuerte Aussagen sind hier absolut fehl am Platz. Aufbauende, sogenannt konstruktive Kritik ist der richtige Weg. Fragen zur Zielerreichung erhöhen die Wirkung.
Vorkommnis | Schlechter Hinweis | Guter Hinweis |
Kommt oft zu spät | Sie kommen immer zu spät! | In Zukunft müssen Sie unbedingt pünktlich sein. Wie können Sie das erreichen? Oder Wie können Sie mir dies garantieren? |
Arbeitet unsauber / fehlerhaft | Ihre Arbeit ist nie in Ordnung! | Exaktheit ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Arbeit. Welche Möglichkeiten sehen Sie, zukünftig diese geforderte Exaktheit garantieren zu können? |
Kunden beschweren sich | Wegen Ihnen müssen wir dauernd Reklamationen entgegennehmen! | Kundenbeschwerden sind eine grosse Belastung. Was denken Sie, was können Sie Ihrer Meinung nach dagegen unternehmen, dass diese Reklamationen ausbleiben? |
Quantitative Leistung ist schlecht | Ihre Leistung ist sehr schlecht! | Ihr Leistungsvolumen liegt unter meinen Erwartungen. Was müsste aus Ihrer Sicht geschehen, dass Sie die Leistungsziele regelmässig erreichen? |
Ist (feiert) dauernd krank | Sie sind zu viel krank! | Mir ist aufgefallen, dass Sie überdurchschnittlich viel krank sind. Worin liegt der Grund dafür? Was ist aus Ihrer Sicht ein möglicher Ausweg? |
Durch die Fragen entsteht auch die Basis für ein Gespräch, welches vielleicht Umstände zu Tage fördert, die den Vorgesetzten bis anhin verborgen geblieben sind.