Gesprächsführung in der Sitzung

Das Gespräch innerhalb einer Sitzung ist wohl das wirkungsvollste Element und verläuft in vier Phasen.

Phase 1 - Start der Sitzung

Die Sitzung beginnt stets pünktlich, egal ob schon alle da sind oder nicht. 

• Begrüssung
• evtl. Vorstellung der Teilnehmenden
• Bekanntgabe der Themen - Traktanden/Tagesordnungspunkte
• Bekanntgabe der Zielsetzungen
• Bekanntgabe des Verlaufs / Methoden
• Bekanntgabe der Protokollführung
• Bekanntgabe der zeitlichen Vorgaben - bei mehrtägigen Sitzungen auch Erholungsmöglichkeiten, Verpflegungsorganisation, Übernachtung, Infrastruktur, etc.

Phase 2  -  Einstieg in jedes Thema

• Verantwortlich für das Thema

• Zeitvorgabe für das Thema

• Inhalt
• Zielsetzung
• evtl. Methode der Entscheidungsfindung 

Phase 3  -  Bearbeitung jedes Themas

• Erarbeitung der einzelnen Themen - Diskussionen
• Entscheidungsfindungen - Methoden
• Zielvereinbarungen

Phase 4  -  Abschluss jedes Themas

• Beschlussfassungen / Verabschiedung - Was muss getan werden?
• Delegation - Wer wird es tun?
• Terminkalender - Bis wann?
• Protokollinhalt

Phase 5  -  Schluss der Sitzung

• Zusammenfassung der Ergebnisse
• Termin für Protokollversand
• Anträge für nächste Sitzung
• Feedbackrunde: 
   – Wie zufrieden bin ich mit der Leistung des Sitzungsleiters? 
   – Wie zufrieden bin ich mit den Ergebnissen der Sitzung? 
   – Wie zufrieden bin ich mit meinen eigenen Beiträgen zur Liste der ausgelösten Aufträge zusammenstellen
   - Ideen zur Optimierung zukünftiger Sitzungen

Bei Bedarf

• Spielregeln werden in Erinnerung gerufen
  

Je selbstverständlicher diese ritualisierten Abläufe allen Beteiligten sind, desto effizienter und effektiver wird die Sitzung verlaufen.

Zu den einzelnen Phasen wurden vorgängig die Techniken erläutert. Die Technik alleine reicht nicht aus. Wesentliche Faktoren sind auch die Art der Gesprächsführung und die Motivation der Teilnehmenden zur aktiven Mitgestaltung.

Grundregeln der Gesprächsführung

Damit das Gespräch nicht in ein Geplapper ausartet, sind bei der Gesprächsführung - in jeder der verschiedenen Phasen - gewisse Grundregeln zu beachten.

„Wer fragt, führt“ sagt ein geflügeltes Wort. Dies trifft tatsächlich zu. Insbesondere bei Sitzungen ist so die Einwirkung auf ein Gespräch sehr gut machbar.

Fragen innerhalb einer Sitzung

• steuern das Gespräch in die gewünschte Richtung
• holen „Tagträumer“ wieder zurück
• unterbrechen gezielt „Plauderer“
• geben Absicherungen, ob alles richtig verstanden wurde
• bringen Informationen in Erfahrung
• fördern neue Vorschläge und Ideen zu Tage
• prüfen die Richtigkeit einer Aussage

Aktive Einwirkung

Die nachfolgenden Beispiele gehen ganz gezielt auf die Situation Sitzungsleitung ein:

• Nach Gefühlen und Meinungen fragen
• Stellungnahmen anderer in eigenen Worten wiedergeben
• Die Diskussionsbeteiligung fördern
• Um genauere Erklärungen bitten
• Um Beispiele bitten
• Prüfen, ob schon eine Einigung erreicht wurde
• Konkrete Vorschläge fördern
• Einen Vorschlag genauer überdenken
• Eine kurze Meinungsumfrage machen
• Eine Pause vorschlagen
• Den Teilnehmenden vorschlagen, eine neue Methode auszuprobieren
• Die Diskussion unterbrechen und die Gruppe zu einer Runde über ein anderes Thema einladen
• Gefühle ausdrücken
• Die Gefühle anderer zu interpretieren versuchen
• Andere unterstützen
• Vermutungen hinterfragen
• Die Richtung bzw. die Ziele der Diskussion im Auge behalten
• Verschiedene Standpunkte herausarbeiten
• Die Teilnehmenden auffordern, sich in andere Personen hineinzuversetzen
• In die Zukunft blicken
• Auf eine Entscheidung drängen

Einen ausführlichen Fragen- und Argumentenkatalog finden Sie im Abschnitt Arbeitsblätter. Er ist sicherlich nicht abschliessend, soll aber gute Anregungen geben, wie man in bestimmten Situationen zielgerichtet reagieren kann.

   Arbeitsblatt - Sitzung leiten