Beim Wort Arbeitszeugnis taucht sofort der Begriff Geheimcodes auf. Es ist aber zu beachten, dass nicht alle Personalfachleute die ein Arbeitszeugnis schreiben, Geheimcodes kennen oder benutzen. Zeugnisse sind also nicht zwingend verschlüsselt oder codiert, sondern einfach interpretationsbedürftig.
Immer mehr Arbeitgebende bemühen sich, klar und unmissverständlich zu formulieren. Dies wird teilweise durch einen Vermerk auf dem Zeugnis betont - meist mit Hinweisen wie
- Wir bekennen uns zu uncodierten Zeugnissen
- Dieses Zeugnis wurde im Klartext ohne die Verwendung von Codes erstellt
Woran aber erkennt man ein gutes, woran ein schlechtes Zeugnis? Jedes Zeugnis muss Aussagen über Leistung und Verhalten am Arbeitsplatz enthalten, und zwar in einer objektiven und fairen Weise.
Ein Zeugnis muss immer gesamthaft beurteilt werden. Es ist gefährlich, einzelne Formulierungen aus dem Zusammenhang zu reissen und nach einer versteckten Bedeutung zu suchen. Ausserdem ist zu bedenken, dass nicht nur gewiefte Personalfachleute Zeugnisse schreiben, sondern auch Personen, die darin nicht viel Erfahrung haben und vielleicht ohne böse Absicht eine - in den Augen anderer - ungeschickte Formulierung wählen.
Bei der Interpretation von Zeugnissen ist auf folgendes zu achten:
Faustregeln ...
Als Faustregel gilt: Je länger ein Zeugnis ist, umso besser ist es.
... und ihre Tücken
Ist nun aber ein Zeugnis sehr lang, muss auch noch geprüft werden, welche Bestandteile in sich selbst wie lange sind.
Benötigt die Beschreibung der Tätigkeiten eine halbe Seite und die Beurteilung von Leistung und Verhalten hat in 3-4 Sätzen Platz, ist es kein besonders gutes Zeugnis.
Die Anteile von Tätigkeitsbeschreibung und Beurteilung sollten etwa gleich ausführlich sein.
Beispiel
Peter Meier hat die ihm übertragenen Aufgaben mit grossem Interesse angepackt und war stets bestrebt, seine Arbeiten zu unserer Zufriedenheit zu erledigen. Er war ein geselliger Mitarbeiter, der sich regelmässig durch Anregungen und Verbesserungsvorschläge hervortat...
Peter Meier, Sachbearbeiter in einem Dienstleistungsunternehmen, denkt, dieses Arbeitszeugnis beweise, wie sehr er sich an seiner letzten Stelle engagiert hat. Peter Meier ahnt nicht, dass er eine Qualifikation erhalten hat, die vernichtender kaum sein könnte. Im Klartext bedeutet sein Zeugnis nämlich, dass er ein Schwätzer und Besserwisser war, dessen Leistungen stark zu wünschen übrig liessen. Zwar bemühte er sich und zeigte Interesse – doch mehr kann ihm aber beim besten Willen nicht bescheinigt werden.
Die Anwendung solcher Codes und die daraus resultierenden möglichen Missverständnisse sind ein grosses Problem, denn kaum jemand, der sie anwendet, kennt sie bis ins Detail. Der Code ist nicht eindeutig und wird nirgends „verbindlich“ festgelegt. Alle, die damit zu tun haben, haben deshalb auch ihre eigenen Eigenarten im Umgang damit.
Deshalb kann es gefährlich sein, wenn jemand nach Codes schreibt, aber nicht genau dasselbe meint, wie Lesende, oder wenn jemand nach Codes schreibt und Lesende nicht nach Codes lesen.
Anwendung von Codes
Nicht alle Personalverantwortlichen benützen bewusst solche Formulierungen. Durch die bei den Arbeitnehmenden bestehende Angst vor codierten Zeugnissen existiert aber die Tendenz, selbst hinter Formulierungen, die vollkommen positiv gemeint sind, negative Aussagen zu vermuten.
Als Beispiel dient die positiv erscheinende Aussage „Er trug zur Verbesserung des Betriebsklimas bei“. Darunter verstehen die meisten Personalfachleute, der Arbeitnehmer sei schwatzhaft und vertrödle seine Arbeitszeit - muss aber nicht zwingend so sein. Aus Angst vor solchen Floskeln besteht die Gefahr, dass Arbeitszeugnisse überinterpretiert werden.
Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, im Arbeitszeugnis allgemein gebräuchliche Standardformulierungen wie „gegenüber Mitarbeitenden und Vorgesetzten war er immer freundlich und korrekt“ zu verwenden und auf ausgefallene Formulierungen zu verzichten. Ist jemand jedoch wirklich negativ aufgefallen, so kann die Formulierung „Durch seine ausgeprägte Kommunikationsfreude kam manchmal die Arbeitsleistung zu kurz“ heissen. Hat seine Art jedoch wirklich das Betriebsklima verbessert, würde es heissen „Seine ausgeprägte Kommunikationsfreude trug wesentlich zu einem guten Betriebsklima bei, was sich auf das Team positiv auswirkte“. Ein klar formuliertes Arbeitszeugnis verhindert Missverständnisse und lässt sich im Streitfall leichter auf seine Richtigkeit hin beurteilen.
Es liegt also im Interesse aller Beteiligten offen und eindeutig formulierte Zeugnisse auszustellen, ansonsten auch wohlmeinende Arbeitszeugnisse zu Missverständnissen führen, wenn diese codiert verstanden werden.
Weglassungen
Es ist auch wichtig, was nicht im Zeugnis steht. Negativ ist also etwa das Schweigen über das Verhalten einer Arbeitskraft oder die Führungsqualitäten von leitenden Angestellten.
Auslassungen sind grundsätzlich problematisch, da sie dem Grundsatz der Vollständigkeit widersprechen. Deshalb sind in einem Vollzeugnis Auslassungen rechtlich unzulässig.
Brückentechnik
Mit Hilfe der Brückentechnik lassen sich negative Aussagen relativieren. Dies bedeutet,
Die folgenden Beispiele zeigen solche Möglichkeiten auf.
Schwächen eingrenzen und Stärken aufzeigen
XY zeichnet sich durch ein hohes Fachwissen aus. Insbesondere gelang es ihr, in Briefen und Texten auch komplexe Zusammenhänge klar und verständlich darzustellen und auch in schwierigen Situationen im schriftlichen Umgang den richtigen Ton zu finden. Ihre Arbeitsprodukte waren deshalb von hoher Qualität und wertvoll für das Unternehmen.
Die Stelle von XY erfordert zudem spezielle Fähigkeiten bei der Kostenberechnung. Hier zeigte sich, dass XY diesen Anforderungen nur bedingt gewachsen war und teilweise beanstandet werden mussten.
Sicher wird XY an einer Stelle, welche ihrer ausserordentlichen Kompetenz in der Formulierung von Texten noch besser entspricht, eine umfassend gute Leistung erbringen können. Diese Frage konnte mit XY sehr konstruktiv und offen angesprochen werden konnte.
Fazit: Die Schwäche von XY wird klar eingegrenzt und ihre Stärke aufgezeigt. Jeder zukünftige Arbeitgeber kann aus dem Zeugnis herauslesen, dass er XY nicht für Berechnungen einsetzen kann. Die Arbeitnehmerin sollte sich deshalb auf die Stellen konzentrieren, in welchen sie erfolgreich sein wird. Diese Aussagen helfen sowohl zukünftigen Arbeitgebern wie XY mehr, als eine codierte Aussage: «Mit ihren Leistungen waren wir zufrieden».
Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit aufzeigen
XY hat sich sehr schnell in das komplexe Aufgabengebiet eingearbeitet und verfügte bereits nach kurzer Zeit über hervorragende Fachkenntnisse.
Die enge Zusammenarbeit zwischen der Projektmanagerin und dem Verkaufsteam erfordert einerseits ein hohes Durchsetzungsvermögen und andererseits Verständnis für die Belange des Verkaufsteams. Die Erfüllung dieser Anforderungen blieb offen. Dadurch gestaltete sich die Zusammenarbeit mit dem Verkaufsteam immer schwieriger und führte schliesslich zur Auflösung des Arbeitsverhältnisses.
Wir gehen davon aus, dass die Fähigkeiten von XY in einem andern Umfeld, in welchem die Leistungsumsetzung weniger von der engen Zusammenarbeit abhängt, besser zum Tragen kommen. Dies insbesondere, weil die Kommunikationsstrategien und -lösungen sowohl die Kunden wie die Vorgesetzten stets überzeugt haben und XY sehr gute Arbeit geleistet hat.
Fazit: Die Schwierigkeiten der Zusammenarbeit als Kündigungsgrund werden klar genannt. Gleichzeitig werden die Fähigkeiten der Person dargestellt und die Anforderungen des Umfelds genannt, damit diese auch zum Tragen kommen.
Fachlich unterqualifiziert
Wir haben XY als ausserordentlich engagierten und hilfsbereiten Mitarbeiter kennengelernt.
Wir hätten uns gewünscht, dass XY auch in komplexen Buchungsvorgängen fachlich noch sicher ist. Hier zeigte sich, dass er kein ausgebildeter Buchhalter ist. Die fachlichen Voraussetzungen für diese Stelle wurden bei der Anstellung auch von uns unzureichend beurteilt. Diese beidseitigen Falscheinschätzungen waren die Hauptursache, dass die erwarteten Leistungen nicht erbracht werden konnten.
Seine Stärke zeigte sich in der Debitoren- und Kreditorenbewirtschaftung. Sowohl seine Zuverlässigkeit und Genauigkeit wie der professionelle Umgang mit den säumigen Kunden erbrachten gute Ergebnisse.
Fazit: Hier wird der negative Aspekt, das fachliche Versagen relativiert und als Fehleinschätzung bei der Stellenbesetzung eingeordnet, wobei auch der Arbeitgeber seine Mitschuld zum Ausdruck bringt. Das fachliche Können von XY wird klar aufgezeigt, so dass zukünftige Arbeitgeber dieses einordnen können.
Fehlende Sprachkenntnisse
XY zeichnet sich durch spezielle Fähigkeiten im Marketing und der Produktepräsentation aus. So ist es ihm gelungen, eine ganze Reihe von neuen Kunden in Deutschland zu gewinnen.
Wir hätten uns gewünscht, dass es XY als international tätiger Pharma-Vertreter noch besser gelungen wäre, die hohen Erwartungen unserer englisch sprechenden Kunden zu erfüllen.
Die ihm empfohlenen und bereits eingeleiteten sprachlichen Weiterbildungsmassnahmen werden unseres Erachtens dazu beitragen, dass seine Neuorientierung in einem andern Bereich erfolgreich verlaufen wird.
Fazit: Das Zeugnis zeigt klar auf, woran es gefehlt hat. Will der Mitarbeiter weiterhin international tätig sein, muss er einen grossen Schritt betreffend seinen Englischkenntnissen machen. Dieser ist bereits eingeleitet.