Jahresgespräche - Mitarbeitergespräche

Vorbereitung, Aufgaben und Ziele Tipps für Vorgesetzte
Die Leistungen ihrer Mitarbeitenden zu beurteilen gehört zu den elementaren Aufgaben einer Führungskraft. Um Mitarbeitende gezielt einzusetzen und zu fördern, muss man deren Leistungsfähigkeit und Einsatzbereitschaft möglichst umfassend analysieren und fördern. Je nach Perspektive können sich die Ziele von Beurteilungsverfahren recht unterschiedlich darstellen.Beurteilung klingt nach Vergangenheitsbewältigung – und genau das soll es nicht sein!

Die Analyse der Vergangenheitsleistungen soll lediglich als Basis zur Definition der zukünftigen Zusammenarbeit dienen. Wir alle wissen, dass wir die Vergangenheit nicht mehr ändern, die Zukunft jedoch sehr wohl beeinflussen können. Es macht also absolut keinen Sinn, auf der Vergangenheit „herumzureiten“. Es macht jedoch sehr grossen Sinn, miteinander die Zukunft zu definieren – siehe Abschnitt Zielgerichtete Fragen.

Beurteilungssystem
Das grundsätzliche Ziel jedes Beurteilungssystems ist es, den systematischen Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden über den aktuellen Leistungsstand, über Leistungsstandards, Stärken und Schwächen sowie über mögliche und nötige Unterstützung zu fördern oder überhaupt erst zu ermöglichen.

Je nach Perspektive können sich die Ziele von Beurteilungsverfahren unterschiedlich darstellen. Es gibt jedoch auch Überschneidungen, wie folgende Auflistung zeigt:

 

Ziele aus Sicht der Geschäftsleitung

  • Optimaler Einsatz der Mitarbeitenden
  • Gezielte Weiterbildung
  • Zukunftsorientierte Personalentwicklung
  • Optimierung der Atmosphäre durch Transparenz und Offenheit
  • Information auch über die Qualität der Beurteiler
  • Grundlage für eine leistungsbezogene Bezahlung

Ziele aus Sicht der Führungskräfte

  • Erkennen und gezieltes Fördern von Potenzialen der Mitarbeitenden
  • Optimierung der Atmosphäre durch Transparenz und Offenheit
  • Optimierung der Zusammenarbeit und der Kommunikation
  • Erhöhte Motivation der Mitarbeitenden
  • Erhöhte Leistungsbereitschaft und Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden

Ziele aus Sicht der Mitarbeitenden

  • Rückmeldung und Anerkennung
  • Optimierte, direkte Kommunikation mit dem Vorgesetzten
  • Fairness, Offenheit, Transparenz
  • Aufzeigen der Entwicklungsmöglichkeiten
  • Definition von gezielten Förderungsmassnahmen

Aufgaben der Führungskraft im Jahresgespräch

Eine Führungskraft hat demzufolge im Gespräch die Aufgabe,

  • für eine offene, vertrauensvolle und produktive Atmosphäre zu sorgen
  • kompetent Feedback über die vergangene Periode einzuholen und zu geben
  • Einschätzungen, Vorschläge und Wünsche der Mitarbeitenden zu erfragen
  • den Mitarbeitenden aktiv zuzuhören

Dabei muss sie

  • die eigenen Beobachtungen, Einschätzungen und Entscheidungen nachvollziehbar darlegen
  • Unstimmigkeiten und kritische Themen offensiv ansprechen und klären
  • Perspektiven für die Zukunft aufzeigen und diskutieren
  • Ziele für die weitere Zusammenarbeit vereinbaren

 

Vorbereitung des Jahresgesprächs

  • Im Laufe einer Beurteilungsperiode ergeben sich unterschiedlichste Beobachtungen und Erfahrungen, die Einfluss auf das Bild nehmen, das man voneinander hat. Wichtig ist, diese Eindrücke nachvollziehbar festzuhalten.
  • Im Jahresgespräch sind dann besonders die Entwicklungen interessant, die Höhen und Tiefen, besondere Leistungen oder Fehlleistungen, gemeisterte Schwierigkeiten, usw. Machen Sie deutlich, dass Sie von Ihren Mitarbeitenden ebenfalls Einschätzungen ihrer Leistungen erwarten. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihr Arbeitsumfeld und die wahrgenommenen Chancen und Schwierigkeiten aus ihrer Sicht darzustellen.

Zielgerichtete Fragen

  • Welche Arbeitsziele sind von Ihnen vorrangig, welche nachrangig behandelt worden?
    Wie sollen diese Arbeitsziele zukünftig gehandhabt werden?
  • Was war für den Erfolg Ihrer Tätigkeit förderlich?
    Was ist Ihnen wichtig, damit dies auch zukünftig so bleibt?
  • Was war bei Ihrer Arbeit hinderlich?
    Was muss getan werden, um zukünftig eine optimalere Erledigung gewährleisten zu können?
  • Welche Ihrer Fähigkeiten konnten Sie voll, welche bedingt einsetzen?
    Wie sehen Sie dies für die Zukunft?
  • Für welche anderen Tätigkeiten glauben Sie auch oder besser geeignet zu sein?
  • Welche zukünftigen Arbeitsziele/ Aufgaben halten Sie für wichtig?
  • Was konnten Sie oder das Unternehmen für Ihre berufliche Weiterbildung tun?
    Was denken Sie, welche Weiterbildungen könnten Sie zukünftig unterstützen?
  • Welche Erwartungen und Vorstellungen haben Sie hinsichtlich Ihrer beruflichen Entwicklung?
  • Was halten Sie für die Zukunft aus Ihrer Sicht zusätzlich noch für wichtig?

Beurteilungsgespräche führen

Ein Jahresgespräch lässt sich in verschiedene Phasen mit jeweils unterschiedlichen Schwerpunkten und Funktionen aufteilen. Der vorgestellte mögliche Gesprächsablauf kann natürlich von Fall zu Fall variiert werden.

Das Beobachten, Beurteilen und Kommunizieren gehören zum alltäglichen Handwerkszeug einer jeden Führungskraft. Das Jahresgespräch ist die konsequente Weiterführung und Verdichtung dieses fortlaufenden Prozesses. Richtig angewendet, können hier entscheidende Weichen für die weitere Zusammenarbeit gestellt werden. Ein erfolgreich durchgeführtes Jahresgespräch ebnet den Weg zu mehr Einbindung, Qualifikation, Motivation und Selbstverantwortung Ihrer Mitarbeitenden.

 

Eröffnung

  • Mitarbeitende positiv empfangen
  • Positive, offene Atmosphäre schaffen
  • Allenfalls Spannungen abbauen/auflockern mittels sogenanntem small talk – aber nur kurz
  • Kurze Erläuterung zu Zielen und Ablauf des Gesprächs
  • Bereitschaft zeigen, sich den Standpunkt Ihres Gegenübers anzuhören und allenfalls die eigene Sichtweise zu korrigieren

Durchführung

  • Die Sicht der Mitarbeitenden abholen und sich allenfalls erklären lassen
  • Eröffnung und Diskussion der eigenen Beobachtungsergebnisse
  • Vereinbarungen für den kommenden Beurteilungszeitraum

Abschluss

  • Zusammenfassen der wichtigsten Punkte
  • Schriftliches Festhalten der Gesprächsergebnisse
  • Positiver Ausblick