Bleibt eine Rechnung innert Frist unbezahlt, muss die rechtzeitige Reaktion des Gläubigers erfolgen.
Nicht jede offene Rechnung ist absichtlich nicht bezahlt worden; es kann schon mal vorkommen, dass eine Rechnung vergessen geht. Es empfiehlt sich deshalb ein angemessenes Vorgehen, will man seine Kunden nicht verärgern.
Zusätzlich ist zu beachten, dass in bestimmten Branchen oder bei bestimmten Kunden lange Zahlungsfristen absolut Usanz sind und nichts mit der Zahlungsunwilligkeit zu tun haben. Um sich unnötige Mehrarbeit zu ersparen, kann dies bereits bei der Rechnungsstellung berücksichtigt werden.
Die Erinnerung – telefonisch oder persönlich
Bei guten, regelmässigen Kunden hilft ein Anruf mit der Frage, ob die Rechnung vom ....... über CHF ....... überhaupt angekommen ist. Leider sei der Kunde bei den offenen Debitoren gelandet. Die Frage nach dem Zeitpunkt, bis wann die Zahlung erwartet werden dürfe, ist an dieser Stelle sehr wichtig. Dies kann auch ein Hinweis sein, dass man die Zahlung bis zu einem genau bestimmten Zeitpunkt erwarte. Dieser Anruf kommt einem Verkaufsgespräch sehr nahe. Im Massengeschäft macht dieser Anruf weder von der Wirkung noch vom Aufwand her Sinn.
1. Mahnung
Die erste schriftliche Intervention sollte etwa 10 Tage nach Fälligkeit der Rechnung, bez. nach dem im allfällig vorangegangenen Telefonat festgelegten Zeitpunkt erfolgen. Sie sollte noch freundlich klingen. Überschriften wie „Erinnerung“, „Wissen Sie noch?“, etc. sind Begriffen wie „1.Mahnung“, „Zahlungserinnerung“ oder „Kontoauszug“ vorzuziehen. Humoristische aber dennoch ernst gemeinte Mahnungen erzielen meist eine bessere Wirkung. Die Zahlungsfrist sollte zwischen 10 und 14 Tagen liegen, keinesfalls länger, da der Kunde nun wirklich in Verzug ist. Auch hier sollten wieder genaue Zahlungszieldaten angegeben werden.
Es kann immer mal wieder vorkommen, dass ein Kunde zwar zahlungswillig ist, im Moment den geschuldeten Betrag aber nicht zur Verfügung hat. Es empfiehlt sich deshalb auf der 1.Mahnung einen Vermerk anzubringen: "Sollte Ihnen die Zahlung der Gesamtsumme momentan nicht möglich sein, nehmen Sie bitte umgehend mit uns Kontakt auf, damit wir eine Vereinbarung treffen können."
2. Mahnung
Erzielten alle bisherigen Massnahmen keine Wirkung, kann davon ausgegangen werden, dass der Schuldner ein schlampiger Zahler oder gar zahlungsunwillig ist. Nun ist die Mahnung, welche dem Schuldner auch mittel Einschreiben zugestellt werden kann (wirkt nur, wenn der Schuldner kein „Dauersünder“ ist), angezeigt. Inhaltlich wichtig ist bei dieser Mahnung, dass ausdrücklich auf die drohenden rechtlichen Massnahmen im Falle der Nichtbezahlung hingewiesen wird.
Mehrere Mahnstufen
Aus alter Usanz ist das dreistufige Mahnsystem noch weit verbreitet. Dieses macht aber keinen Sinn und ist schon gar nicht – wie oft gemeint wird – gesetzlich vorgeschrieben. Regelmässige Kunden mit finanziellen Schwierigkeiten kennen dann ihr „freundliches“ Mahnsystem und nützen es logischerweise auch entsprechend aus.
Mahngebühren
Wenn in den Allgemeinen Geschäftsbedingung oder einem Vertrag nichts anderes vereinbart wurde, dürfen auf Mahnungen keine Gebühren erhoben werden. Ausgenommen davon sind nachweisbare Mahnungen – also per Einschreiben -, welche mit CHF 10.00 pro Mahnung berechnet werden dürfen.
In den AGBs oder einem Vertrag können allerdings Mahngebühren definiert werden. Verbreitet sind folgende Tarife: 1. Mahnung CHF 20.00, 2. Mahnung CHF 40.00, wobei Mahnkosten bereits bei der ersten Mahnung nicht wirklich kundenfreundlich sind.
Grundsätzliches
Oft sieht man auf Mahnungen den Hinweis „Sollte sich dieses Schreiben mit Ihrer Zahlung gekreuzt haben, betrachten Sie es bitte als Gegenstandslos“.
Dies ist eigentlich eine Unsitte. Vorausgesetzt, Ihre Buchhaltung ist aktuell nachgeführt, sind solche Schreiben nicht gegenstandslos – der Schuldner ist oder war zum Zeitpunkt des Schreibens in Verzug! Um den Gedanken bei solchen Hinweisen gerecht zu werden, dass man so weniger Anrufe erhält, eignet sich der Hinweis „Die Zahlungseingänge sind verbucht bis . . . . .“ genauso gut und ist realistischer.