Mitarbeitergespräche im Alltag

Im beruflichen Alltag führen wir eine Vielzahl von Gesprächen. Wenn uns jemand fragen würde, was für Gespräche wir während eines Tages führen, hätten die meisten Leute sicherlich Mühe, darauf eine rasche Antwort zu geben. Oft führen wir einfach Gespräche, ohne uns bewusst zu sein, was wir damit bezwecken. Manchmal verfolgen wir bestimmte Ziele. Wir wollen uns informieren, geben Anweisungen, treffen Entscheidungen, erarbeiten Lösungsvorschläge usw. Die Ziele können sehr vielseitig sein.

Regeln für Mitarbeitergespräche

Die gesamte Konzentration soll dem Gespräch dienen. Wesentlich dabei ist, dass man sich im Verlaufe des Gesprächs nicht ins Detail verliert oder gar nach einer gewissen Zeit plötzlich in einem anderen Thema gelandet ist.

Notizen sind unverzichtbar bei jedem Gespräch. Entstehen im Gespräch Punkte, auf die man gerne näher eingehen möchte, jedoch nicht direkt zum Thema gehören, entlastet eine kurze Notiz sofort das Gedächtnis.

Jedes gute Gespräch sollte folgende Grundelemente beinhalten

angenehme Atmosphäre - möglichst ruhige Umgebung
eigene innere Ruhe
genügend Zeit reservieren
Gesprächsgegenstand ohne Umschweife ansprechen
eigenen Ideen und Gedanken einfach, kurz, klar und deutlich zum Ausdruck bringen
hinhören und Gesprächsteilnehmende ausreden lassen - Dialog statt Monolog
Interesse bekunden, aber ehrlich - Aktiv hinhören
mit präzisen Fragen immer wieder feststellen, ob die eigenen Aussagen auch angekommen sind
Gesprächspausen einlegen - mal Luft holen lassen
die andere Meinung gelten lassen
keine Vorwürfe und Anschuldigungen
Konfliktbereitschaft zeigen
verstehen - auch nonverbal - was Gesprächsteilnehmende mitteilen möchte
ehrliche, realistische Meinungsäusserung
eindeutige und direkte Sprache wählen
Augenkontakt herstellen und beibehalten
Gespräch mit einer Zielvereinbarung beenden

Korrekturgespräche

Es liegt in der Natur der Sache, dass immer mal wieder so genannte Korrekturgespräche notwendig sind – auch wir selbst benötigen diese. Um diese Gelegenheit zur Entwicklung und Förderung zu nutzen, ist die Art und Weise der Kommunikation extrem entscheidend.

Rüge

Wir kennen das wahrscheinlich aus eigener Erfahrung: Werden wir von jemandem für unser Verhalten gerügt, fühlen wir uns meist nicht besonders gut. Die klassische Rüge eignet sich also äusserst schlecht für Korrekturgespräche.

Zukunftsorientierte Hinweise auf Optimierung

Erkläre ich hingegen meinen Mitarbeitenden wie sie es in Zukunft machen sollen, wird diese Korrektur positiv aufgenommen. Ergänzend dazu soll auch der zukünftige Nutzen des anderen Verhaltens aufgezeigt werden. Ebenso muss dabei eine Zieldefinition enthalten sein. Wenn ich meine Art der Kommunikation zukunftsgerichtet gestalte, lassen sich Entwicklung und Förderung von Mitarbeitenden verhältnismässig einfach gestalten. Dazu ein Beispiel:

Vorfall	Ein Mitarbeiter erledigt seine Aufgabe immer noch mit veralteten Arbeitsmitteln (Maschine, EDV-Programm, Arbeitsgerät, Methode, etc.) und schafft das geforderte Pensum meist nicht in der geforderten Zeit und/oder Qualität.
Falsche Korrektur	Nun verwenden Sie gefälligst ab sofort das neue Arbeitsmittel, damit Sie endlich einmal zum vereinbarten Termin fertig werden / die Arbeit ordnungsgemäss erledigen.
Richtige Korrektur	Ich sehe, dass Sie noch immer das alte Arbeitsmittel einsetzen und dadurch natürlich selten rechtzeitig fertig werden / die nötige Qualität erreichen (reales Beispiel erwähnen). Daran müssen wir nun etwas ändern – für Sie hat es den Vorteil, dass Sie es einfacher haben und nicht immer unter hohem Druck stehen. Verwenden Sie nun ab morgen konsequent das neue Arbeitsmittel. Wenn Schwierigkeiten auftauchen, fragen Sie mich. Das Ziel ist, dass Sie bis in zwei Wochen (noch besser: bis am . . . ) das neue Arbeitsmittel im Griff haben.

„Jeder Mensch will wissen, wie seine Leistungen von anderen beurteilt werden“

Aktives Hinhören

Nicht immer ist die Person, welche spricht, auch diejenige, welche führt. Vielfach ist es genau umgekehrt. Eine gute Gesprächsführung beginnt beim guten Hinhören. Aktives Hinhören ist keine Technik, sondern eine Einstellung, eine Grundhaltung dem andern Menschen gegenüber. Aktiv hinhören heisst:

eine gewisse Zeit für den anderen da sein
sich für den anderen echt interessieren
schweigen können
sich auf den anderen einstellen können

Voraussetzungen für aktives Hinhören

Aktives Hinhören braucht Zeit
Wenn wir unter Druck stehen und dauernd auf die Uhr schauen müssen, ist der Zeitpunkt ungünstig.
Aktives Hinhören erfordert eine innere Bereitschaft
Wenn wir innerlich stark mit anderen Dingen beschäftigt sind, können wir nicht wirklich hinhören. Auch wenn wir uns bereits eine feste Meinung über unsere Gesprächsteilnehmenden gebildet haben, so können wir nicht mehr offen sein für das, was die andere Person sagen will.
Aktives Hinhören erfordert echtes Interesse
Wir müssen auch hinhören wollen. Es kann sein, dass wir das, was jemand anders uns mitteilt, gar nicht hören wollen. Es interessiert uns im Moment nicht. Dann ist es besser zu sagen, dass wir nicht bereit sind, zuzuhören, als eine falsche Bereitschaft vorzutäuschen.

Aktives Hinhören ist lernbar, nicht als Technik, sondern als ein aufmerksames und einfühlendes Offensein gegenüber den Gesprächsteilnehmenden. Es beinhaltet die Fähigkeit, Ungewohntes zu respektieren und die Welt mit den Augen anderer zu sehen.

Hilfsmittel für aktives Hinhören

Bereitschaft entwickeln, eigene Interpretationen zu hinterfragen
Denken Sie immer daran, dass auch Ihre Wahrnehmung subjektiv ist.
Verständigungsfragen stellen
Nachfragen, wen etwas nicht klar ist. Versichern Sie sich immer wieder, ob Sie den anderen verstanden haben (Rückmeldung). So geben Sie dem Sprecher auch das Gefühl, dass Sie ihm wirklich zuhören.
Den emotionalen Gehalt wiedergeben
Das bedeutet, den emotionalen Gehalt der Sprecheraussage mit eigenen Worten wiederzugeben. Der Zuhörer versucht sich also in die Lage des Sprechers zu versetzen und angekommene Empfindungen des Gegenübers zu verbalisieren.
Richtiges und falsches Wiedergeben des emotionalen Gehaltes:
richtig: Gefühl des Sprechenden ernst nehmen und in klarer Sprache beschreiben
falsch: Gefühl des Sprechenden werten, be-(ver)urteilen, Gefühl interpretieren, Gefühl verneinen, in Frage stellen, oberflächliche Ratschläge erteilen.
Zugewandte Körpersprache
Interessierte Zuwendung in der Körperhaltung; Augenkontakt
Ermunterungssignale geben
Zu verstehen geben, dass ich hinhöre, durch ein zustimmendes Kopfnicken, ein wohl-wollendes Lächeln oder eine verbale Ermunterung.

Hinhören ist eine Eigenschaft, welche man sich antrainieren kann. Nur wer hinhören kann, kann Informationen aufnehmen. Um ein gutes Gespräch führen zu können, muss man aber Informationen erhalten.

Grundsätze der Mitarbeitergespräche

Ein wesentlicher Faktor zu einem erfolgreichen Gespräch – und auch Kritikgespräch – ist die konsequente Orientierung an der Zukunft. Dabei stellt die Vergangenheit lediglich einen Erfahrungswert dar, verändern kann ich die sowieso nicht mehr. Hingegen kann ich im Rahmen eines solchen Gesprächs definieren, wie die Zukunft sein soll.

Gespräche mit Mitarbeitenden müssen dazu dienen,

die Zukunft der Mitarbeitenden
die Zukunft derer Vorgesetzten
die Zukunft des Unternehmens

erfolgreich bewältigen zu können !

Im täglichen Leben, egal ob im Beruf oder Privat, ist man einer andauernden Beurteilung ausgesetzt. Meist kennt man das Resultat solcher laufenden Beurteilungen nicht, was im einen oder anderen Fall zu Unsicherheiten führen kann. Daraus resultiert das Fehlen einer Grundlage um sich selbst weiterzuentwickeln.

Der Erfolg eines Unternehmens wird zur Hauptsache von den Leistungen der Mitarbeitenden und Führungskräfte bestimmt. Die Erreichung der Unternehmensziele hängt von der persönlichen Leistung jedes Einzelnen ab. Voraussetzung dafür ist, dass die Belegschaft selbst leistungsmotiviert ist und dass das soziale Umfeld des Unternehmens einschliesslich der Arbeitsbedingungen genügend Motivation bietet.

Dazu gehört der Wille des Unternehmens, alle Mitarbeitenden über ihre Leistung und ihr Leistungsvermögen aus der Sicht der Vorgesetzten und des Unternehmens zu informieren. Die Mitarbeitenden wollen auch wissen, wie ihre Leistung gesehen und anerkannt wird.

Personalführung ohne Rückmeldung ist undenkbar. Anerkennung und Kritik, leistungsgerechte Gehaltgestaltung, Einsatz, Förderung und Entwicklung von Mitarbeitenden setzen zwangsläufig eine abgeschlossene Meinungsbildung über Leistung und Arbeitsverhalten sowie auch über das persönliche Verhalten des einzelnen voraus.

Eine systematische und regelmässige Beurteilung der Mitarbeiter ist aus folgenden Gründen notwendig:

Die Entscheidungsträger des Unternehmens benötigen fundierte und möglichst richtige Informationen über die Mitarbeitenden. Das Potential, die Entwicklungsmöglichkeiten und die Entwicklungserwartungen jeder einzelnen Person müssen erfasst sein.
Mitarbeitende wollen wissen, wie ihre Leistung beurteilt wird. Sie sollten ihren Beitrag zur Erreichung der ihnen, dem Bereich und dem Unternehmen gesetzten Ziele erkennen. Dazu benötigen sie Zielvorgaben und Massstäbe, damit ihr Leistungsbeitrag objektiv messbar wird. Mitarbeitende sollen Informationen über sich erhalten, damit sie ihre eigenen Weiterentwicklungsmöglichkeiten erkennen können.
Führungskräfte brauchen Mittel zur Personalführung. Mitarbeiterbeurteilungssysteme sind besonders geeignet, da einerseits eine Stärken-/Schwächen-Bilanz hinsichtlich Mitarbeiterpotential, Eignung und Leistungsbeitrag erstellt wird und andererseits die Vorgesetzten sich zwischenmenschlich mit den Mitarbeitenden, in einem Beurteilungsgespräch auseinandersetzen können.