Ordnung

Der schwierigste Teil ist oft, Ordnung überhaupt schaffen zu wollen. Viele sind - aus verschiedensten Gründen - mit der Unordnung am Arbeitsplatz sehr zufrieden, machen sich und anderen vor, nur so könnten Sie optimal arbeiten. Wenn es nur Unkenntnis von Methoden ist, Gedankenlosigkeit oder - wie bei den meisten - schlechte Gewohnheit, dann haben Sie bald einen perfekten Arbeitsplatz.

Warum Ordnung?

Wer Ordnung hat, ist zu faul zum Suchen! Es gibt genug Ausreden, Chaos zu rechtfertigen. Die einen nennen es Kreatives Chaos, andere Saustall. Unaufgeräumter Arbeitsplatz, überquellende Schränke, ungeordnete Papierstapel: Fördert dies Kreativität oder ist das nur Zeugnis von Faulheit, Unfähigkeit und Mangel an Disziplin?

Viele wollen gar nicht lernen, wie man am sinnvollsten Ordnung schafft, sondern empfinden Ordnung, Planung und System als Zwang. Mit der Leistung habe das alles nichts zu tun. Tatsächlich kann Chaos auch nur ein Zeichen für Mangel an Zeit, Platz und Hilfskräften sein.

Machen Sie sich einmal Gedanken zu folgenden Punkten:

Die Anderen

Welche Personen in ihrem beruflichen Umfeld halten Ordnung und welche nicht? Überlegen Sie, ob nicht vier von fünf derjenigen, die keine Ordnung halten, vielleicht mehr leisten könnten, wenn sie systematischer arbeiten würden.

Ablenkung

Alles, was sich während der Arbeit im Blickfeld befindet, hat die Tendenz, abzulenken. Besonders stark ist die Ablenkung durch Schrift, durch Abbildungen von Menschen oder Dingen, die uns an etwas erinnern, was uns in irgend- einer Form bewegt.

Ästhetik

Viele haben hohe ästhetische Ansprüche, besonders dann, wenn man sich stark mit seiner Arbeit und seinen Aufgaben identifiziert. Diese Identifikation und damit auch die persönliche Motivation kann man durch Ordnung steigern. In diesem Sinn ist Ordnung aber nicht nur Einfachheit und Struktur, sondern auch schöne Gegenstände, klare Formen, Farben, Sauberkeit.

Effizienz

Ordnung halten, kostet Zeit und Energie. Die Zeitersparnis, die der Verzicht auf Ordnung herstellen bringt, geht durch erhöhten Suchaufwand schnell wieder verloren. Unordnung ist auch eine Folge kurzfristigen Denkens.

Entscheidungskraft

Ein Grossteil der Unordnung auf dem Schreibtisch entsteht durch Mangel an Entscheidungskraft. Gelänge es, konsequenter Unwichtiges wegzuwerfen oder geeignete Aufgaben zu delegieren, würde auch die Ordnung zunehmen.

Es ist also sehr sinnvoll, dem Thema Ordnung eine hohe Beachtung zu schenken - am besten sofort!

Wollen Sie Ordnung?

Wollen Sie überhaupt Ordnung haben? Es gibt auch psychologische Gründe für Unordnung:

Schutzmauer

• Sind um Ihre Arbeitsfläche Stapel von Papieren, Ordnern, Postkörbe usw. wie eine Schutzmauer platziert?
• Wie würden Sie sich fühlen, wenn diese Schutzmauern plötzlich weg wären?
• Ist es Ihnen in Ihrem Innersten nicht ganz wohl bei diesem Gedanken? 
  Denken Sie darüber nach, ob Sie wirklich Schutzmauern aufbauen müssen.
• Könnten Sie versuchen, einen Monat lang, ohne die Schutzmauern auszukommen?

Arbeit vortäuschen

• Was denkt wohl meine Vorgesetzten, wenn mein Arbeitsplatz plötzlich blitzblank ist?
• Ist es nicht bequemer, immer genug "Arbeit" auf dem Arbeitsplatz liegen zu haben?

Kreatives Chaos

Kreativität entsteht nicht durch Chaos, sondern durch Anregung. Wer auf ein hohes Mass an Anregung angewiesen ist, gibt es bessere Wege: Anregende Bilder oder Kunstgegenstände, Fachzeitschriften, usw. - Chaos zählt nicht dazu.

Spielwiese

• Denken Sie, nur eine Fülle persönlicher Gegenstände garantiere Ihnen einen angenehmen Arbeitsplatz?
• Ist es möglich, dass Sie sich mit Ihrer Arbeit nicht identifizieren können?
• Kommen Sie mit manchen Kolleginnen oder Kollegen nicht klar?

Die tieferen Gründe für unnötig viele persönliche Gegenstände am Arbeitsplatz finden Sie am leichtesten, wenn Sie diese für einen Monat entfernen.

Es gibt viele Gründe für Unordnung, aber es gibt keinen Grund, sie beizubehalten.

Aufgeräumter Arbeitsplatz

Unter Volltischler und Leertischler versteht man zwei verschiedene Arbeitsstile. Der Volltischler überhäuft in der Meinung, alles "griffbereit" haben zu müssen, seinen Schreibtisch mit Unterlagen zu den verschiedensten Vorgängen und Projekten. Der Leertischler arbeitet mit einer praktisch leeren Schreibtischplatte.

Ziel ist es, einen aufgeräumten Arbeitsplatz zu haben. Zuerst bedarf es einer Bestandsaufnahme. Gehen Sie Schreibtisch, Ablagestapel, Schränke oder was immer Ihr Arbeitsplatz an Lagerstätten für Ramsch noch enthält, systematisch durch. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Mengen an Material, die Sie benötigen. Alles unnütze, zeitlich überholte Material sofort entsorgen. Denken Sie dabei auch an alle Schränke, Registraturen, Gestelle, Schubladen, usw.

Zu dieser Aktion gehört auch das "aufräumen" Ihres PC. Durchsuchen Sie Ihre Verzeichnisse nach veralteten Dateien, die Sie nie wieder benötigen und löschen Sie alles, was sicher nicht mehr gebraucht wird.

Nehmen Sie sich für diese Aktion genügend Zeit. Es geht nicht darum, sofort alles zu ordnen. Es geht darum, sich einen Überblick zu verschaffen und erste Erfolgserlebnisse zu erzielen. Stellen Sie sich vor, Sie würden die Firma verlassen oder Sie gehen für drei Monate auf eine Reise. Was alles müsste noch rechtzeitig entsorgt werden? Und warum nicht gleich?

Beispiel A: Eine Rechnung landet auf Ihrem Schreibtisch. Sie enthält einen gravierenden Fehler, der erst am Dienstag nächster Woche genau geklärt werden kann. Legen Sie diese Rechnung im Ordner „Offene Kreditoren“ ab. Tragen Sie in Ihrer Agenda am nächsten Dienstag ein: Rechnung Maier & Co / OK.  OK bedeutet: Die Rechnung liegt im Ordner „Offene Kreditoren“.

Verfahren Sie entsprechend, wenn Sie elektronische Hilfsmittel benutzen.

Beispiel B: Eine neue Softwareversion ist eingetroffen. Die Installation ist auf nächsten Mittwoch vorgesehen. Legen Sie CD & Unterlagen in den Schrank für Büromaterial. Tragen Sie in Ihrer Agenda am nächsten Mittwoch ein: SW installieren / BM. BM bedeutet: Die Softwareschachtel liegt im Schrank Büromaterial.

Ebenso gehen Sie vor, wenn die Software per Mail als Download kommt – dann legen Sie die Mail in den entsprechenden Ordner im Explorer (oder analog).

Räumen Sie jetzt alles, was auf Ihrem Arbeitsplatz liegt, nach diesem Verfahren auf.

Arbeitsutensilien

Die Menge an Papier auf dem Schreibtisch sollte inzwischen weitgehend gelichtet sein. Nun sollten auch alle Arbeitsgeräte in der Schublade verschwinden. Nur was tatsächlich mehrmals täglich benutzt wird, gehört auf den Schreibtisch. Räumen Sie alle anderen Stifte, Locher, Klammerhefter, Lineale, Büroklammern, usw. weg vom Schreibtisch.

Störende Gegenstände

Gibt es an Ihrem Arbeitsplatz

• störende Gegenstände?
• Ziergegenstände, die Ihren Blick auffangen?
• Dinge, die zu den Tagträumen verleiten?
• Haftnotizen auf dem Rand Ihres Monitors, auf der Tastatur, oder wo auch immer an Ihrem Arbeitsplatz? 
  Dort haben sie nichts zu suchen - alle Notizen gehören in die Agenda.

Aufräumaktion

Wie sieht es mit Stehsammlern mit alten Prospekten, Katalogen, Zeitschriften, usw. aus?

Pinnwände

• Haben Sie eine Pinnwand - analog oder digital? Brauchen Sie diese wirklich?
• Wenn ja, befindet sie sich im Blickfeld? Könnte sie dort entfernt werden?
• Ist sie geordnet oder überfüllt?
  

Pinnwände gehören nicht an einzelne Arbeitsplätze, sondern direkt an die Verkehrsflächen des Büros oder Werkstätten. Sammlungen von Urlaubspostkarten gehören nicht ins Blickfeld, da sie häufig Aufschriften tragen oder Bilder, die sehr stark die Aufmerksamkeit auf sich lenken.

Schreibunterlage

Verwenden Sie auf keinen Fall eine beschreibbare Unterlage, Kalender oder Schreibunterlage mit Werbeaufdruck. Alle diese Dinge lenken massiv ab und platzieren unnötige Schriftzeichen in Ihrem Gesichtsfeld.

Ein sauberer Arbeitsplatz ist die Voraussetzung für effektives Arbeiten. Verfallen Sie nicht dem Gedanken, man müsse alles griffbereit haben. Sie arbeiten doch hoffentlich nicht durch Greifen, sondern durch Denken.

• Machen Sie sich klar, was Sie erreicht haben
• Tragen Sie die nächste Aufräumaktion in Ihre Agenda ein