Aufgabenliste
Die Aufgabenliste zählt einfach alle Aufgaben auf, die an diesem Arbeitsplatz erledigt werden müssen. Zu jeder Aufgabe kann ein Stichwort und eine Priorität angegeben werden. Jeder Aufgabe muss ein «Lagerplatz» für zugehörige Unterlagen zugeordnet werden = wo liegen diese, wenn ich sie brauche.
Eine gut erstellte Aufgabenliste ist schon fast deckungsgleich mit einer Stellenbeschreibung, nur dass hier zusätzlich noch Arbeitsanleitungen in Bezug auf Priorität, Umgang mit Unterlagen und Terminen enthalten sind.
Die Aufgabenliste hat verschiedene Zwecke:
Arbeitsblatt Organisation der Aufgaben
Zeitoptimierung
Eingangskontrolle
Sichten Sie alles, was so im Laufe eines Arbeitstages auf Ihren Arbeitsplatz flattert. Sichten bedeutet kurz ansehen und nicht etwa auswendig lernen. Bei dieser Eingangskontrolle machen Sie auch gleich die Prioritätenvergabe mit anschliessender Ablage.
Prioritäten
Die grösste Schwierigkeit bei Prioritäten liegt wohl darin, die Prioritäten erkennen zu können. Es gibt verschiedenste Anhaltspunkte für die Reihenfolge von Prioritäten, die sich je nach Aufgabengebiet massiv unterscheiden können.
Prioritätenliste
Die grösste Hilfe beim Auffinden der richtigen Reihenfolge ist wahrscheinlich die Erfahrung jedes einzelnen. Nutzen Sie Ihre eigene Erfahrung nicht nur im Geiste, sondern erstellen Sie einmal eine Prioritätenliste all Ihrer Aufgaben, die erfahrungsgemäss regelmässig auf Sie zukommen.
Die Prioritätenliste, bzw. der spätere Umgang damit, verändert sich nicht mehr. Wurde also eine Tätigkeit einmal der Priorität C zugeordnet, bleibt sich auch Priorität C. Die Prioritäten stellen bei dieser Vorgehensweise eine Triage (Einteilung, Sortierung) dar.
Die Prioritätenliste soll gemäss folgender Logik erstellt werden:
| A | Muss sofort erledigt werden - analog Blaulichtorganisationen |
| B | Wird noch am gleichen Arbeitstag bearbeitet, bzw. innert 24 Stunden |
| C | Wird in der Agenda eingetragen = terminiert |
| D | Diese Priorität sollte es eigentlich gar nicht geben. Sie kann aber für Sachen benutzt werden, welche ich mir gelegentlich aus reinem Interesse einmal ansehen möchte. In der Realität ist dann die Angelegenheit gar nicht mehr aktuell, dafür umso schneller entsorgt. |
Arbeitsblatt Prioritätenliste
Ablage
Die Ablage der zu den Arbeiten gehörenden Unterlagen und Hilfsmittel richtet sich analog zu den Prioritäten:
| A | Bleibt auf dem Arbeitsplatz |
| B | Wird in das Ablagefach „Arbeit“ gelegt |
| C | Am terminierten Arbeitstag erfolgt die Erledigung |
| D | Die Ablage befindet sich nicht direkt am Arbeitsplatz, sondern daneben = Vor-Papierkorb |