Die Umgebung, die Störfaktoren, die Erreichbarkeit, die Hilfsmittel und die Raumverhältnisse sind wichtige Elemente zur effizienten Erreichung von Sitzungszielen. Ein Restaurant, in welchem sich auch noch andere Personen aufhalten, dürfte wohl kaum der richtige Ort sein. Das Büro, in welchem das Telefon dauernd klingelt, hat ebenfalls zu viele Störfaktoren. Wer eng und gedrängt sitzen muss, kann nicht mehr gut denken und arbeiten.
Regelmässige Sitzungen
Diese Sitzungen finden meist in den Firmenräumlichkeiten statt, was grundsätzlich in Ordnung ist, sofern alle Störfaktoren wie Telefon, Personen die mit „dringenden“ Meldungen hereinplatzen oder allfällige Lärmquellen ausgeschaltet werden können oder einfach nicht vorhanden sind.
Finden diese Sitzungen mit extern Arbeitenden statt, kann es ohne weiteres sein, dass ein Sitzungsraum in einem Hotel, das geographisch für die meisten besser liegt, sinnvoller ist.
Ausserordentliche Sitzungen
Bei Sitzungen, die wichtige Entscheidungen hervorrufen, ist anzuraten, das eigene Firmenareal zu verlassen. Viele darauf spezialisierte Hotels und ähnliche Institutionen bieten einen entsprechenden Service. Meist sind dies Orte, welche sich auf Seminare ausgerichtet haben.
Wichtige Kriterien bei externen Räumlichkeiten sind
Sitzanordnung
Für Sitzungen ist die U-Form mit Aussenbestuhlung sehr gut geeignet, da dann immer ein Blickkontakt hergestellt werden kann und die direkte Kommunikation gewährleistet ist. Sitzungen mit sehr vielen Teilnehmenden haben meist nur Informationscharakter. Deshalb ist in diesen Fällen eine Sitzanordnung wie im Theater oder der Schule möglich.
In beiden Fällen ist darauf zu achten, dass die eingesetzten Hilfsmittel wie Projektoren, Flip-Charts, Magnetwände, etc. von allen Plätzen aus gut einsehbar sind.
