Der schweizerische Ausdruck „Pendenz“ leitet sich vom lateinischen „pendere“ ab und bedeutet schweben, hängen. Pendenzen sind also nichts anderes, als Aufgaben, die aus verschiedensten Gründen nicht sofort erledigt werden können und deshalb noch schweben oder hängig sind.
Pendenzenliste
Eine Pendenzenliste im eigentlichen Sinn ist grundsätzlich unsinnig. Sie eignet sich nur im Rahmen der Aufräumaktion, um mir dabei einen Überblick aller zu erledigenden Kleinigkeiten zu schaffen. Auch für Notizen während einer Sitzung, einem auswärtigen Termin, einer Weiterbildung, etc. kann sie nützlich sein. Deren Inhalt soll jedoch schnellstmöglich – innert maximal 24 Stunden – in der Agenda als terminierte Aufgaben eingetragen werden.
Im gut organisierten Arbeitsalltag stellt die korrekt geführte Agenda auch gleich die Pendenzenliste dar – aber eben strukturiert und somit planbar.
Tagespendenzen
Der Begriff Tagespendenzen meint in der Regel diejenigen Aufgaben, welche noch am gleichen Arbeitstag erledigt werden müssen – hat also nichts mit hängigen Aufgaben zu tun.
Zur Zwischenablage dient nicht etwa der Schreibtisch oder sonst eine Ablagefläche, auch keine digitale. Alle Aufgaben, welche voraussichtlich noch heute erledigt werden können, legt man in den Stapelsammler „Arbeit“. Vor Arbeitsschluss werden die sich allenfalls noch darin befindlichen Aufgaben entnommen, agendiert und die dazugehörigen Unterlagen ordentlich abgelegt.
Periodische Pendenzen
Unter diesen Begriff fallen all diese Aufgaben, die in bestimmten Zeitintervallen durchgeführt werden, beispielsweise in einer Buchhaltungsabteilung die Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüsse. Diese werden mittels Agenda terminiert und die dazugehörenden Unterlagen entsprechend abgelegt, bzw. gelagert.
Pendenzensammler / Aktensammler
Ein Pendenzensammler - egal ob analog oder digital - kann in vielen Fällen ein äusserst nützliches Arbeitsmittel sein:
| - Sammlung von zusammengehörenden Akten - Sammlung von Akten für einen bestimmten Tag - Sammlung auf einen bestimmten Monatstermin - Sammlung für verschiedene Sitzungen - Sammlung von Unterlagen für ein Veranstaltung | Register A-Z Register 1-31 Register 1-12 Register beschriftet Register A-Z |
Da solche Pendenzensammler auch ihre Tücken haben - insbesondere A-Z - ist es zwingend, sich Kontroll-, bzw. Bearbeitungsdaten in der Agenda zu notieren.