Periodische Mitarbeitergespräche

Tipps für Vorgesetzte zu Mitarbeitergesprächen

Vorbereitung, Aufgaben und Ziele
Die Leistungen ihrer Mitarbeitenden zu beurteilen gehört zu den elementaren Aufgaben einer Führungskraft. Um Mitarbeitende gezielt einzusetzen und zu fördern, muss man deren Leistungsfähigkeit und Einsatzbereitschaft möglichst umfassend analysieren und fördern. Je nach Perspektive können sich die Ziele von Beurteilungsverfahren recht unterschiedlich darstellen. Beurteilung klingt nach Vergangenheitsbewältigung – und genau das soll es nicht sein!

Die Analyse der Vergangenheitsleistungen soll lediglich als Basis zur Definition der zukünftigen Zusammenarbeit dienen. Wir alle wissen, dass wir die Vergangenheit nicht mehr ändern, die Zukunft jedoch sehr wohl beeinflussen können. Es macht also absolut keinen Sinn, auf der Vergangenheit „herumzureiten“. Es macht jedoch sehr grossen Sinn, miteinander die Zukunft zu definieren – siehe Abschnitt Zielgerichtete Fragen.

Beurteilungssystem
Das grundsätzliche Ziel jedes Beurteilungssystems ist es, den systematischen Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden über den aktuellen Leistungsstand, über Leistungsstandards, Stärken und Schwächen sowie über mögliche und nötige Unterstützung zu fördern oder überhaupt erst zu ermöglichen. Dazu dient auch periodische Mitarbeitergespräche.

Je nach Perspektive können sich die Ziele von Beurteilungsverfahren unterschiedlich darstellen. Es gibt jedoch auch Überschneidungen, wie folgende Auflistung zeigt:

Seminar Mitarbeitergespräch

Mitarbeitergespräche - Jahresgespräche

Firmenseminar

Ziele aus Sicht der Geschäftsleitung

Optimaler Einsatz der Mitarbeitenden
Gezielte Weiterbildung
Zukunftsorientierte Personalentwicklung
Optimierung der Atmosphäre durch Transparenz und Offenheit
Information auch über die Qualität der Beurteiler
Grundlage für eine leistungsbezogene Bezahlung

Ziele aus Sicht der Führungskräfte

Erkennen und gezieltes Fördern von Potenzialen der Mitarbeitenden
Optimierung der Atmosphäre durch Transparenz und Offenheit
Optimierung der Zusammenarbeit und der Kommunikation
Erhöhte Motivation der Mitarbeitenden
Erhöhte Leistungsbereitschaft und Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden

Ziele aus Sicht der Mitarbeitenden

Rückmeldung und Anerkennung
Optimierte, direkte Kommunikation mit dem Vorgesetzten
Fairness, Offenheit, Transparenz
Aufzeigen der Entwicklungsmöglichkeiten
Definition von gezielten Förderungsmassnahmen

Aufgaben der Führungskraft im Jahresgespräch

Eine Führungskraft hat demzufolge im Gespräch die Aufgabe,

für eine offene, vertrauensvolle und produktive Atmosphäre zu sorgen
kompetent Feedback über die vergangene Periode einzuholen und zu geben
Einschätzungen, Vorschläge und Wünsche der Mitarbeitenden zu erfragen
den Mitarbeitenden aktiv zuzuhören

Dabei muss sie

die eigenen Beobachtungen, Einschätzungen und Entscheidungen nachvollziehbar darlegen
Unstimmigkeiten und kritische Themen offensiv ansprechen und klären
Perspektiven für die Zukunft aufzeigen und diskutieren
Ziele für die weitere Zusammenarbeit vereinbaren

Vorbereitung des Jahresgesprächs

Im Laufe einer Beurteilungsperiode ergeben sich unterschiedlichste Beobachtungen und Erfahrungen, die Einfluss auf das Bild nehmen, das man voneinander hat. Wichtig ist, diese Eindrücke nachvollziehbar festzuhalten.
Im Jahresgespräch sind dann besonders die Entwicklungen interessant, die Höhen und Tiefen, besondere Leistungen oder Fehlleistungen, gemeisterte Schwierigkeiten, usw. Machen Sie deutlich, dass Sie von Ihren Mitarbeitenden ebenfalls Einschätzungen ihrer Leistungen erwarten. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihr Arbeitsumfeld und die wahrgenommenen Chancen und Schwierigkeiten aus ihrer Sicht darzustellen.

Zielgerichtete Fragen

Welche Arbeitsziele sind von Ihnen vorrangig, welche nachrangig behandelt worden?
Wie sollen diese Arbeitsziele zukünftig gehandhabt werden?
Was war für den Erfolg Ihrer Tätigkeit förderlich?
Was ist Ihnen wichtig, damit dies auch zukünftig so bleibt?
Was war bei Ihrer Arbeit hinderlich?
Was muss getan werden, um zukünftig eine optimalere Erledigung gewährleisten zu können?
Welche Ihrer Fähigkeiten konnten Sie voll, welche bedingt einsetzen?
Wie sehen Sie dies für die Zukunft?
Für welche anderen Tätigkeiten glauben Sie auch oder besser geeignet zu sein?
Welche zukünftigen Arbeitsziele/ Aufgaben halten Sie für wichtig?
Was konnten Sie oder das Unternehmen für Ihre berufliche Weiterbildung tun?
Was denken Sie, welche Weiterbildungen könnten Sie zukünftig unterstützen?
Welche Erwartungen und Vorstellungen haben Sie hinsichtlich Ihrer beruflichen Entwicklung?
Was halten Sie für die Zukunft aus Ihrer Sicht zusätzlich noch für wichtig?

Beurteilungsgespräche führen

Ein Jahresgespräch lässt sich in verschiedene Phasen mit jeweils unterschiedlichen Schwerpunkten und Funktionen aufteilen. Der vorgestellte mögliche Gesprächsablauf kann natürlich von Fall zu Fall variiert werden.

Das Beobachten, Beurteilen und Kommunizieren gehören zum alltäglichen Handwerkszeug einer jeden Führungskraft. Das Jahresgespräch ist die konsequente Weiterführung und Verdichtung dieses fortlaufenden Prozesses. Richtig angewendet, können hier entscheidende Weichen für die weitere Zusammenarbeit gestellt werden. Ein erfolgreich durchgeführtes Jahresgespräch ebnet den Weg zu mehr Einbindung, Qualifikation, Motivation und Selbstverantwortung Ihrer Mitarbeitenden.

Eröffnung

Mitarbeitende positiv empfangen
Positive, offene Atmosphäre schaffen
Allenfalls Spannungen abbauen/auflockern mittels sogenanntem small talk – aber nur kurz
Kurze Erläuterung zu Zielen und Ablauf des Gesprächs
Bereitschaft zeigen, sich den Standpunkt Ihres Gegenübers anzuhören und allenfalls die eigene Sichtweise zu korrigieren

Durchführung

Die Sicht der Mitarbeitenden abholen und sich allenfalls erklären lassen
Eröffnung und Diskussion der eigenen Beobachtungsergebnisse
Vereinbarungen für den kommenden Beurteilungszeitraum

Abschluss

Zusammenfassen der wichtigsten Punkte
Schriftliches Festhalten der Gesprächsergebnisse
Positiver Ausblick