Planungsinstrument Agenda

Die Agenda ist wohl eines der wichtigsten Hilfsmittel in Bezug auf Arbeitsmethodik. Mit ihr lassen sich viele Aufgaben zielgerichteter erledigen, unnötige Arbeiten eliminieren und Ordnung am Arbeitsplatz schaffen. Wird eine Agenda optimal eingesetzt, werden zweifelhafte Hilfsmittel wie Pendenzenlisten oder Aufgabenlisten überflüssig.

Ob Sie nun eine analoge oder digitale Agenda verwenden, ist grundsätzlich unerheblich. Wichtig ist nur, dass Sie das gewählte „Instrument“ auch vollumfänglich beherrschen. Insbesondere bei digitalen Hilfsmitteln muss leider immer wieder festgestellt werden, dass Benutzende diese nur unzureichend beherrschen – eine diesbezügliche Weiterbildung hilft enorm!

Wozu dient eine Agenda?

Eine Agenda hat weit mehr Verwendungszwecke als man gemeinhin denkt, bzw. wofür sie meisten eingesetzt wird. Im beruflichen - manchmal auch im privaten - Umfeld dient sie für alle unsere Aktivtäten:

Tagesplanung

Der Tag ist die kleinste logische Planungseinheit in einem normalen Zeitmanagement. In den Tagesplan, also die Agenda gehören alle Termine mit Uhrzeiten, Tagesziele, zu erledigende Aufgaben etc. In einer hektischen Umgebung ist es sinnvoll, sehr detailliert jeden Vorgang zu notieren, damit er nicht vergessen wird. In ruhigerer Umgebung wird, ähnlich der Wochenplanung, zielorientiert geplant.

Wochenplanung

Für die Planung konkreter Aufgaben ist fast immer die Woche der ideale Zeitrahmen. Viele neigen dazu, im Laufe der Zeit nur noch die Details der Einzeltage zu planen. Führen Sie auf jeden Fall eine Wochenplanung durch.

Monatsplanung

Beziehen Sie sich auf Monate, wenn es um grössere Projekte geht. Je nach Art der Arbeit kann dies sehr sinnvoll sein, da hier eine genauere Planung möglich ist.

Jahresplanung

Ein Jahresplan ist sinnvoll. Er legt Fernziele fest, die nicht unbedingt auf das Raster des Kalenderjahres passen müssen. Der Jahresplan ist nicht statisch. Er kann ohne weiteres mehrmals im Jahr überarbeitet werden. Hier geht es um periodisch wiederkehrende Aufgaben, Abwesenheitsplanung, langfristig Planbares, Buchhaltungsabschlüsse, etc.

Periodische Aufgaben

Tragen Sie periodische Aufgaben entweder in die Monats- oder Jahresplanung ein. Dieses Blatt sollte monatlich wie eine Checkliste durchgegangen werden. Periodische Aufgaben können beispielsweise sein:

• Büromaterial-Bestellung
• Monats-, Quartals-, Jahresabschluss
• Produktionstermine / Bestelltermine vor Produktion
• Lagerbestandprüfung / Inventur
• Wartung von Gerätschaften
• Datensicherung   gross / klein
• Mitarbeitergespräche
• usw.
  

Überdenken Sie diese Liste gründlich. Sie ist sehr wichtig. 

Kontaktdaten

Bei der Benutzung eines Smartphones empfiehlt sich die Pflege auf einem PC (bequemere Eingabe, Sicherungsmöglichkeit) und die Synchronisation mit dem Smartphone. Meist sind hier spezielle Datenbanken für Kontaktdaten vorgesehen.

Digitale Agenden der neuen Generation bieten auch umfassende Tools für eine ganzheitliche Organisation an.

Papieragenden müssen gross genug sein, da Taschenagenden bestenfalls für private Zwecke dienen.

Weshalb eine Agenda?

Eine Agenda und die richtige Anwendung helfen, die Zeit nicht nur zu füllen, sondern zu nutzen. Der oft erstaunlich grosse Nutzeffekt einer Agenda hat verschiedene Ursachen:

Prioritäten

Durch konsequente Vergabe von Prioritäten zwingt man sich selbst, über die Wichtigkeit seiner Aufgaben nachzudenken. Zeitverlust durch Lieblingsaufgaben nimmt ab. Der falsche Weg "Erst das Bequeme, bereits Bekannte, Einfache, dann erst das Schwierige, Unbequeme, Unbekannte" kostet die meisten ungeheuer viel Leistungskraft und wird durch die Agenda wirkungsvoll eingedämmt.

Entlastung

Die Agenda entlastet. Jede Aufgabe wird schriftlich fixiert und kann so nicht verloren gehen. Der Aufgabe, der man sich gerade widmet, kann man sich voll und ganz zuwenden ohne den dauernden Gedanken, irgendwas ja nicht zu vergessen.

Ordnung

Eine sauber geführte Agenda ist nicht nur fördernd für das persönliche Prestige. Die Identifikation mit den gesteckten Zielen nimmt zu.

Ebenso müssen Unterlagen für die zu erledigenden Aufgaben nicht mehr irgendwo herumliegen, sondern können geordnet abgelegt, bzw. aufbewahrt werden.

Motivation

Jedes gelöste Problem, jede erfüllte Aufgabe, jedes erreichte Ziel wird gestrichen. Dadurch entsteht ein unscheinbarer, in der Wirkung aber beträchtlicher Motivationsschub. Ähnlich wirkt auch der Tagesrückblick.

Die Agenda ist nicht nur ein Kalender - sie ist ein Steuerungsinstrument. Nutzen Sie es!

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode findet ihre Verwendung im Zeitmanagement und soll dafür sorgen, dass Sie effizienter und organisierter arbeiten können. Erfunden wurde die Methode vom Wirtschaftswissenschaftler Lothar J. Seiwert.

Die Grundidee hinter der ALPEN-Methode ist sehr einfach. Jeder der fünf Buchstaben steht für einen Arbeitsschritt. Am Ende hat man einen schriftlichen Tagesplan erstellt, an dem man sich orientieren kann. Die Dauer für die Durchführung beträgt nur wenige Minuten, wodurch die Methode sehr beliebt geworden ist.

Umgang mit der Agenda

Einige Voraussetzungen müssen erfüllt sein, wenn man effektiv mit der Agenda arbeiten will:

Die Agenda muss schnell zugänglich, bzw. schnell überschaubar sein. Deshalb sollte sie immer offen sein:

Führen Sie Ihre Agenda nach folgenden Regeln:

• Planen Sie alle Ziele und Aufgaben des Tages auf dem aktuellen Tagesblatt
• Schreiben Sie nur Stichworte auf - sehr kurz fassen
• Ergänzen Sie bei Terminen die Zeitangabe
• Ordnen Sie jeder Aufgabe und jedem Termin einen Zeitaufwand zu
• Verplanen Sie maximal 80 Prozent des Tages
• Führen Sie einen Tagesrückblick durch. 
   Fragen Sie sich, was gut und was schlecht gelaufen ist und welche Konsequenzen daraus zu ziehen sind.
• Streichen Sie erledigte Aufgaben durch
• Tragen Sie unerledigte Aufgaben auf einen geeigneten Tag vor - nur im Notfall
  

Private Termine sollten ebenfalls in die Arbeitsplatz-Agenda eingetragen werden. Um nicht allen preiszugeben, was Sie privat vorhaben, genügt meist auch der Eintrag P. Elektronische Versionen bieten auch hier nützliche Funktionen.

Die Übersicht darf aber nicht verloren gehen. Benutzen Sie besser wenige Abkürzungen als zu viele.

Geniessen Sie es, erledigte Aufgaben einzeln und sofort zu streichen!

Machen Sie sich Gedanken über die verschiedenen Zeithorizonte Ihrer Planung. Eine gute Agenda ist aufgeteilt in Tagespläne, Wochenpläne, Monatspläne und Jahrespläne. Terminplanungsprogramme - z.B. Outlook, Software für Smartphones - erfüllen diese Anforderungen auf jeden Fall.

Ungeliebte Aufgaben

Geben Sie Ihren Lieblingsaufgaben keine Chance, sich vor wichtigere Aufgaben zu platzieren! Legen Sie eine optimale Reihenfolge fest. Schreiben Sie für jede Zuordnung eine kurze, stichwortartige Begründung und geben Sie jeder Aufgabe je eine Note (Schulnote 1 - 6) für folgende Kriterien:

• Wie wichtig ist die Aufgabe für Sie persönlich?
• Wie wichtig ist die Aufgabe für Ihr Unternehmen?
• Wie angenehm ist Ihnen die Aufgabe?
• Wie gut ist die Aufgabe bereits vorbereitet?
  

In der Praxis ist ein solcher Aufwand nicht nötig. Zuerst muss aber trainiert werden, sonst verstellen grosse, bereits angefangene Aufgaben den Blick für kleinere, wichtigere Aufgaben und angenehme Aufgaben erhalten den Vorzug vor schwer überschaubaren, aber wichtigen Themen.

Umgang mit der Agenda

Tragen Sie in Ihrer Agenda 

• alle geplanten, bzw. vereinbarten Termine ein
• alle zu erledigenden Arbeiten, gruppiert nach Aktivität ein 
• alle Arbeitsblöcke, welche Sie zur Erledigung der geplanten Aktivitäten benötigen, ein
• eine Zeitreserve von mind. 20% ein – je nach Tätigkeit kann dieser Prozentsatz auch massiv höher ausfallen

Dabei ist es unerheblich, ob Sie eine Papieragenda oder eine elektronische Version benützen.

Logik

Versionen Outlook

Variante a

Variante b