Die Art der Präsentation von bestehenden Fakten und Zielsetzungen muss immer so erfolgen, dass sie für das Publikum spannend und auch sehr leicht verständlich ist.
Jedes bestehende Faktum sollte grundsätzlich durch eine bildliche Darstellung unterstützt werden. Ebenso ist es sehr hilfreich, wenn Stichworte als Orientierungshilfe visualisiert werden. Für den Sitzungsleiter hat dies den Vorteil, dass er über einen ausgezeichneten „Spickzettel“ verfügt und gleichzeitig die Aufmerksamkeit der Teilnehmer in eine bestimmte Richtung lenkt. Es gibt fast nichts, was nicht auf irgendeine Art und Weise visualisiert werden könnte. Wer eine Botschaft an ein bestimmtes Publikum bringen will kommt daran nicht vorbei.
Die Präsentationssprache
Was gibt es langweiligeres, als jemandem zuzuhören, der einen Vortrag von einem Blatt abliest. Wer frei spricht - auch wenn er sich einmal verhaspelt - hat immer die grössere Aufmerksamkeit.
Ein weiterer Faktor ist die sogenannte Modulation. Ein gleichbleibender Ton in der Stimme - wenn möglich noch extrem langsam und leise - wirkt einschläfernd (sicher schon selbst erlebt?). Die Stimmlage soll sich laufend angepasst verändern. Ebenso die Lautstärke, die weder schreiend noch flüsternd sein soll, aber immer in Bewegung bleibt.
Bilder statt Worte - Bilder statt Zahlen
Nachdem der Mensch zur Welt kommt, dauert es wenige Tage bis er Farben und Formen erkennen kann. Es dauert aber Jahre, bis er lesen und schreiben kann. Dieser Grundsatz führt fast automatisch dazu, dass Präsentationen mittels Bildern, Grafiken und Farben unterstützt werden sollen.
Die Sitzungsleitung, welche eine vollgeschriebene Traktandenliste auf einer Folie präsentiert, wird nicht die notwendige Aufmerksamkeit erlangen. Es sollen nur die wichtigsten Eckdaten darauf stehen, der Rest wird begleitend erzählt und liegt meist ja auch in geschriebener Form den Teilnehmenden vor. Unterstreicht er diese Folie mit einem Bild, das einen Bezug zum geschriebenen Wort hat, steigert er die Aufmerksamkeit nochmals.
Umgang mit Diagrammen
Nun könnte ja der Buchhalter von vorhin alle Konten auf einem Diagramm nebeneinander darzustellen. Technisch kein Problem, zum Lesen und Erkennen jedoch absolut unmöglich. Diagramme sind sogenannte Sekundeninformationen. Das heisst, dass der Betrachter eine Information innert 2-3 Sekunden aufnehmen können muss.
Es ist also besser, einige Diagramme mehr zu produzieren, als einen „farbigen Tannenwald“ zu erstellen, den sowieso niemand auf Anhieb begreift.
Umgang mit Flip-Chart
Wird für die Präsentation ein Flip-Chart eingesetzt, so sollen die einzelnen Blätter ebenfalls so gestaltet sein, dass möglichst wenig darauf steht, bzw. nur das Wesentlichste.
Wird ein Blatt nicht mehr benötigt, soll es nach hinten umgeblättert werden. Bei vorbereiteten Präsentationen sollte zwischen jedem benützten Blatt ein leeres sein. Der Grund liegt darin, dass ich die Aufmerksamkeit nur dann auf den Flip-Chart lenken will, wenn ich auch etwas dazu zu sagen habe. Blättere ich um, und das nächste Thema wird bereits sichtbar, werden alle Teilnehmenden auf dieses Blatt starren, anstatt sich mit dem aktuellen Thema zu beschäftigen.
Umgang mit Projektoren
Projektoren - Beamer, Visualizer, - sollen auf „Stand-by“ geschaltet, bzw. ausgeschaltet sein, wenn sie nicht unmittelbar benötigt werden - PC-Tastatur „B“ / Fernbedienung des Projektors.