Die grösste Schwierigkeit bei Prioritäten liegt wohl darin, die Prioritäten erkennen zu können. Es gibt verschiedenste Anhaltspunkte für die Reihenfolge von Prioritäten, die sich je nach Aufgabengebiet massiv unterscheiden können.
Prioritätenliste
Die grösste Hilfe beim Auffinden der richtigen Reihenfolge ist wahrscheinlich die Erfahrung jedes einzelnen. Nutzen Sie Ihre eigene Erfahrung nicht nur im Geiste, sondern erstellen Sie einmal eine Prioritätenliste all Ihrer Aufgaben, die erfahrungsgemäss regelmässig auf Sie zukommen.
Die Prioritätenliste, bzw. der spätere Umgang damit, verändert sich nicht mehr. Wurde also eine Tätigkeit einmal der Priorität C zugeordnet, bleibt sich auch Priorität C. Die Prioritäten stellen bei dieser Vorgehensweise eine Triage (Einteilung, Sortierung) dar.
Arbeitsblatt Prioritätenübersicht
Die Prioritätenliste soll nach folgender Logik erstellt werden:
Priorität Aktivität
A Muss sofort erledigt werden - analog Blaulichtorganisationen
B Wird noch am gleichen Arbeitstag bearbeitet, bzw. innert 24 Stunden
C Wird in der Agenda eingetragen
D Diese Priorität sollte es eigentlich gar nicht geben. Sie kann aber für Sachen benutzt werden, welche ich mir gelegentlich aus reinem Interesse einmal ansehen möchte. In der Realität ist dann die Angelegenheit gar nicht mehr aktuell, dafür umso schneller entsorgt.
Eingangskontrolle
Sichten Sie alles, was so im Laufe eines Arbeitstages auf Ihren Arbeitsplatz flattert. Sichten bedeutet kurz ansehen und nicht etwa auswendig lernen. Bei dieser Eingangskontrolle machen Sie auch gleich die Prioritätenvergabe mit anschliessender Ablage.
Ablage
Die Ablage der zu den Arbeiten gehörenden Unterlagen und Hilfsmittel richtet sich analog zu den Prioritäten:
Priorität Ablage / Aufbewahrung
A Bleibt auf dem Arbeitsplatz
B Wird in das Ablagefach „Arbeit“ gelegt
C Am terminierten Arbeitstag erfolgt die Erledigung.
D Die Ablage befindet sich nicht direkt am Arbeitsplatz, sondern daneben – Vor-Papierkorb