Die Rechnungsstellung soll möglichst kurz nach Abschluss einer Dienstleistung, bez. nach Lieferung einer Ware erfolgen. Rechnungen die später als 14 Tage danach erstellt werden, sind zu spät. Unter Umständen empfiehlt es sich, in einem regelmässigen Zeitplan Rechnungen zu erstellen, beispielsweise immer am 15. und am 30., bez. dem darauffolgenden Werktag eines Monats. Je nach interner Organisation erleichtert es die Arbeit. Der grösste Nutzen ist aber die für den regelmässigen Kunden daraus entstehende Gewohnheit.
Die Rechnung muss sich genau an die gemachte Offerte oder die erhaltene Bestellung halten. Pauschalrechnungen (gemäss Offerte, Lieferschein, etc.) sind in den wenigsten Fällen angebracht. Besonders wenn die Bearbeitung der Debitoren mittels EDV erfolgt, entsteht dadurch keine Mehrarbeit. Eine genaue Prüfung vor dem Versand erspart nicht nur Ärger, sondern auch einen allfälligen Imageverlust beim Kunden.
Zahlungstermine wie „innert 30 Tagen“ sind gewohnter Bestandteil von Rechnung. Die Ergänzungen dieser Angabe durch
bringen im Falle eines Zwangsinkassos Vorteile. OR 102 regelt den Verfall, OR 104 regelt den Verzugszins. Dies gilt nicht für „zahlbar bis ....“!
Bei Gewährung von Skonto kann dieselbe Technik angewendet werden, beispielsweise
Bei der Festlegung des definierten Zahlungsziels sollte der Postweg (+ 2 Tage) berücksichtigt werden. Dem Kunden helfen solche genauen Datumsangaben bei der Planung seiner Zahlungen.