Spielregeln für eine erfolgreiche Sitzung

Nur die Einhaltung von klaren Spielregeln für eine erfolgreiche Sitzung ergeben ein optimales Resultat.

Vorbereitung - Einladung

Einladungen werden frühzeitig an die Teilnehmenden zugestellt
Thema und Inhalt/Traktanden der Sitzung sind bekannt, so dass alle Teilnehmenden die Relevanz und die Notwendigkeit der eigenen Anwesenheit beurteilen können
Es gibt kein Traktandum „Diverses“
Wer nicht teilnehmen kann, meldet sich frühzeitig ab und entsendet eine Stellvertretung
Die gute Vorbereitung ist das A + O einer erfolgreichen Sitzung

Sitzungsablauf

Alle Teilnehmenden sind zum angegebenen Zeitpunkt anwesend
“Pünktlichkeit ist die Höflichkeit der Könige“
Die Sitzung beginnt pünktlich. Der festgelegte Rahmen wird eingehalten
Die Sitzung wird von der Leitung gestaltet. Sie sichert Ablauf und Einhaltung der Spielregeln
Die Leitung definiert, wer das Protokoll schreibt
Alle Sitzungs-Teilnehmenden sind inhaltlich vorbereitet
Telefone / Smartphones sind stumm bzw. ausgeschaltet
- Laptops dienen nur zur Sitzungs-Durchführung
Alle Sitzungs-Teilnehmenden sind konzentriert und bringen sich aktiv ein
- Nur eine Person spricht die anderen hören zu
Argumentationen sind konstruktiv. Der Umgang mit anderen Sitzungsteilnehmenden ist respektvoll
Beiträge der Sitzungsteilnehmenden sind kurz und werden präzise argumentiert.
- Bei Unklarheiten wird nachgefragt
Die Beiträge sind themenbezogen und dienen der Lösung
Es werden klare Entscheidungen getroffen.
- Umsetzungspläne mit Aufgaben, Terminen und Verantwortlichen sind zu fixieren
Bei langen Sitzungen: Nach jeder Stunde erfolgen 5 Minuten Pause

Abschluss

Die Sitzungsleitung fasst die Sitzung, die Next Steps und die Timelines zusammen
Jede Sitzung endet mit einem Feedback
1. Wer macht was bis wann?
2. Was ist an der Sitzung gut gelaufen? Was ist am Sitzungsverlauf zu optimieren?
Jede Sitzung endet pünktlich