Störungen

Störungen und Zeitfresser sind oftmals identisch. Der eine oder andere Hinweis dürfte Ihnen aus dem Abschnitt „Zeitfresser“ deshalb bekannt vorkommen. Alle Beeinträchtigungen eines Arbeitsablaufes sind Störungen. Solche Störungen zu reduzieren, zählt zu den wichtigsten Aufgaben der Arbeitstechnik.  Verwechseln Sie aber nicht Kunden und Störungen.

Nicht jede Störung kann restlos beseitigt werden und die Störungsbeseitigung bleibt eine Daueraufgabe. Vieles lässt sich aber zumindest vermindern, kanalisieren oder in der Auswirkung mildern. Selbst wenn Sie nur zehn von hundert Störungen in Zukunft vermeiden könnten, hat sich der Aufwand gelohnt.

Bestandsaufnahme

Erstellen Sie eine Liste aller Störungen, die Sie als nennenswert empfinden mit einer Spalte für Abhilfemöglichkeiten und einer Spalte für die Häufigkeit des Auftretens, evtl. mit Strichen.

Führen Sie die Liste und ergänzen Sie diese laufend, falls nötig. Setzen Sie keine Schwerpunkte, sondern betrachten Sie einfach alles, was Sie von Ihren Arbeitsabläufen abhält, als Störung. Störungen, die klar erkennbar sind, sollten auch sofort abgestellt werden. Beachten Sie auch besondere Störungen durch

Sollten Sie den Begriff Termindruck auf Ihrer Liste haben, beachten Sie, dass es manchmal genau umgekehrt ist: Wenn Sie sich für eine bestimmte Aufgabe eine bestimmte Menge Zeit einräumen, dann wird diese Zeit tendenziell auch genutzt. Prüfen Sie, ob Sie sich zu wenig Termindruck setzen!

Abhilfemöglichkeiten

Notieren Sie erst dann die Abhilfemöglichkeiten, wenn Sie die Störungen aufgelistet haben. Suchen Sie nach Ideen, Störungen zu beseitigen. Notieren Sie verschiedene Optimierungs-Ideen zu jeder Störung, die sich als schwerwiegend herausgestellt hat. Beginnen Sie bei den wichtigsten Störungen.

Jede Störung, die Sie beseitigen konnten, streichen Sie von der Liste!

Massnahmen gegen Störungen

Beginnen Sie, systematisch Massnahmen auszuwählen und durchzuführen, um Störungen einzudämmen. Sie werden feststellen, dass dies Mut und Tatkraft erfordert. Es lohnt sich aber!

Stille Stunden

Um Aufgaben, bei der Ihre ganze Konzentration gefordert ist, korrekt erledigen zu können, gibt es nur eine Lösung: „Stille Stunden“ schaffen und diese als Tabu deklarieren. Anspruchsvolle Arbeiten dauern mit Störungen doppelt so lange wie ohne.

E-Mails / Mobiltelefone

Analog zu den Zeitfressern zählen Mobiltelefone und E-Mails zu den häufigen Störungen. Diese Kommunikationsmittel haben dazu geführt, dass wir das Gefühl haben - und dieses auch so weitervermitteln - wir seien immer und überall erreichbar. Nebst den Vorteilen hat dies aber auch sehr viele Nachteile: Bei jedem Anruf oder bei jedem Mail-Signal werden wir von der laufenden Tätigkeit abgelenkt und dadurch meist auch unterbrochen. Der Neustart benötigt einen entsprechenden Energie- und vor allem Zeitaufwand, welcher sich wiederum ungünstig auf unsere Leistungskonstanz auswirkt. Auch hier gibt es Abhilfen – analog zu den Zeitfressern:

• Mobiltelefon ausschalten, wenn ich an einem allgemein bekannten Festanschluss erreichbar bin.
• Sound für eingehende E-Mails abschalten. Normalerweise genügt es, wenn Sie Ihre E-Mails 4x täglich anschauen und diese dann auch gleich sofort bearbeiten – E-Mails sind selten sehr dringend oder kennen Sie jemanden, der schon einmal die Feuerwehr via E-Mail alarmiert hat?

Unterbrechung durch eingehende Telefonanrufe

• Sprechen Sie sich mit Ihren Mitarbeitenden, bzw. im Team ab, wer wann für wie lange Telefondienst macht. So können alle anderen effektiv arbeiten. Eine Variante wäre, dass Sie das Telefon abwechselnd mit Mitarbeitenden betreuen. Beispiel: Vormittags nimmt primär A die Telefone entgegen und nachmittags B.
• Benutzen Sie ein vorgedrucktes Formular für Ihre Telefonnotizen an. Dieses unterstützt Sie dabei, das Telefonat kurz und effektiv zu führen, da alle wichtigen Punkte vorbereitet sind.
• Unterlassen Sie Pseudo-Höflichkeitsfragen, beispielsweise „Wie war Ihr Urlaub?“ 
   Fragen Sie besser „Was kann ich für Sie tun?“

Elektronische Agenden

Schalten Sie auch die Erinnerungsfunktionen (z.B. in Outlook) aus oder setzen Sie Erinnerungen konsequent nur dann, wenn akute Gefahr besteht, dass Sie einen extrem wichtigen Termin verpassen könnten.

Telefonische Störungen

Achtung: Nicht Anrufe von Kunden. Diese kann man schlecht voraussehen, aber man kann sich darauf vorbereiten. Ehe Sie sich versehen, werden Ihnen 10 Minuten Ihrer Zeit gestohlen. Sie wurden durch diese Störung unvorbereitet erwischt. Das richtige Rezept gilt für viele ähnliche Störungen in gleicher Weise: Bilden Sie Verhaltensvorsätze. Legen Sie sich zurecht, wie Sie in einer bestimmten Situation reagieren wollen.

Beispiele:

• "Hier ist Veronika Meister von Kummer AG in Luzern. Spreche ich mit dem Entscheider für IT-Beschaffungen? Wir führen eine Studie durch ..."   Ausrede: "Wir nehmen grundsätzlich an keinen Umfragen teil."   
• Versicherungsvertreter loswerden: „Mein Schwager ist Versicherungsberater ..."
• Langes Telefonat abbrechen: „Mein Chef hat mir gerade ein Zeichen gegeben ...", oder „Oh, jetzt hab ich fast einen Termin verschwitzt, ich muss leider sofort weg ..."
  

Verhaltensvorsätze müssen geübt werden, bis sie in Fleisch und Blut übergehen. Sie sind in vielen Bereichen einsetzbar. Diese einfachen Beispiele zeigen, wie leicht manchmal Störungen eingedämmt werden können.

Verschönerung

Prüfen Sie alle Arbeitsmittel auf Verbesserungsmöglichkeiten. Verschönerung bedeutet im arbeitsmethodischen Sinne auch das Entfernen unnötiger Details. Verschönern bedeutet also nicht, seinen PC mit tollen Stickern zu bekleben, sondern gerade umgekehrt, solche Dinge zu entfernen. Schalten Sie auch einen ruhigen Bildschirmschoner ein.

Was Sie auch immer an Arbeitsmaterial und Arbeitsgeräten benutzen, sollte nicht nur technisch in Ordnung sein, sondern auch ansprechend. Selbst kleine Verbesserungen machen die Arbeit deutlich angenehmer.

Ganz wichtig: In Ihrem Blickfeld sollte möglichst nichts Unnötiges zu sehen sein, was Schriftzeichen enthält. Die ablenkende Wirkung ist zu gross. Wenn Sie nicht unbedingt einen Wandkalender brauchen, sollten Sie keinesfalls einen solchen aufhängen. Wenn es Ihnen nur um die Bilder geht, ist es sinnvoll, den Kalenderteil abzuschneiden.

Arbeitsmittel / Gegenstände

Arbeitsmittel sind ein wichtiger Produktivitätsfaktor. Die entscheidenden Arbeitsmittel, Softwareprodukte wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Archivierung oder Zeitmanagement nutzen sich zwar nicht ab, jedoch veralten sie. Wer nicht die besten Werkzeuge nutzt, fällt zurück. Prüfen Sie daher regelmässig, ob nicht wesentlich aktuellere Arbeitsmittel verfügbar sind. Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Aktualitätsgrad der Hardware und Software und treffen Sie entsprechende Massnahmen. Auch einfache Mittel wie Locher, Bostitch, Kugelschreiber, Taschenrechner oder ähnliches können veralten.

Wissen ist Macht

Prüfen Sie, ob Ihnen bestimmte zusätzliche Kenntnisse bei Ihrer Arbeit Zeit sparen könnten. Wie wäre es mit den 100 wichtigsten Fachbegriffen Ihrer Branche in Englisch und französisch? Fehlende oder ungenaue Kenntnisse haben auch psychologische Folgen. Man fühlt sich unsicher. Arbeiten, für die man solche Kenntnisse gebrauchen könnte, sind unangenehm, werden aufgeschoben oder oberflächlich oder mit Unwillen ausgeführt. Aufschieberitis, eine sehr häufige "Arbeitskrankheit", hat oft ihre Ursachen in solchen Unsicherheiten.

Analysieren Sie das Fach-, Methoden- und Allgemeinwissen, das Sie für Ihre Tätigkeit benötigen. Erstellen Sie auch in diesem Fall eine Mängelliste. Stellen Sie auf der Mängelliste eine Liste von Kenntnissen und Fertigkeiten zusammen, die Sie im Laufe des nächsten Jahres erwerben wollen und nehmen Sie diese in Ihre Ziel- und Zeitplanung auf.

Perfektionismus

Es gibt Menschen, die investieren viel Zeit, um etwas zu verbessern, das niemand gefordert hat. Perfektionismus kann man auch als Feilen an unnötigen Details bezeichnen. Deshalb ist es wichtig sich anzugewöhnen, gut anstatt perfekt zu arbeiten. Normalerweise merkt niemand den Unterschied zwischen einer perfekt und einer gut erledigten Arbeit.

Treiben Sie auch die Suche nach Störungen nicht zu weit, sonst wird die Suche nach der Störung zur Störung.

Wiederholungsgefahr

Unterbrechungen, Hindernisse und Störungen werden allmählich wieder auftauchen. Wiederholen Sie daher von Zeit zu Zeit auch ein allgemeines Entstör-Programm.

Störungen und Zeitfresser erfolgreich zu bekämpfen, ist eine wichtige Sache. Diese Aufgabe kann nur erfolgreich sein, wenn sie zur begleitenden Daueraufgabe wird. Am Ende jeder Entstöraktion empfiehlt sich:

• Machen Sie sich klar, was Sie erreicht haben
• Tragen Sie sich regelmässige Entstöraktions-Termine in die Agenda ein, ca. 2 – 4 mal im Jahr