Unabhängig von der Methode sollte eine Sitzung nach bestimmten Grundstrukturen verlaufen. Dadurch wird eine starke Konzentration der Teilnehmenden auf das Wesentliche erreicht. Ab- und Ausschweifungen können auf diese Art verhindert werden.
Diese Art der Strukturierung bringt es mit sich, dass der grösste Zeitaufwand für die Analyse der Problematik benötigt wird. Es ist dabei entscheidend, dass die Problematik richtig erkannt und dadurch zielgerichtet vorgegangen wird.
Ist ein bestimmtes Ziel bereits vorgegeben, so wird diese Sitzung dazu dienen, den Weg zur Erreichung des Ziels schneller und effizienter zu finden.
Durchführungsarten von Entscheidungssitzungen
Insbesondere Sitzungen, an denen ein Entscheid gefällt werden soll oder die weitere Massnahmen zur Zielerreichung auslösen, können auf verschiedene Arten durchgeführt werden. Dabei ist zu beachten, dass nicht jedes Thema nach dem gleichen „Strickmuster“ behandelt werden muss - auch Mischarten sind möglich.
Die Art und Weise der Durchführung ist entscheidend in Bezug auf den Erfolg. Zum Erfolg gehören unter anderem
Je befriedigter die Teilnehmenden eine Sitzung verlassen, umso aktiver wird ihr Beitrag an einer nächsten Sitzung sein.
Wird eine Sitzung für einzelne Teilnehmende langweilig, ist nicht nur das Ziel verfehlt, sondern auch die Vorbereitung für die nächste Sitzung massiv erschwert = „Ich muss wieder an diese Sitzung“.
Teilnehmende Leitung
Diese Methode wird leider sehr häufig eingesetzt. Der Sitzungsleiter nimmt selbst sehr aktiv an der Entscheidungsfindung teil, indem er seine Meinung ohne gefragt zu werden kundtut. Die Gefahren dieser Methode liegen in verschiedenen Bereichen:
Wer den Teilnehmern einer Sitzung einfach seine Meinung aufdrücken will - und vielleicht infolge seiner hierarchischen Stellung dazu berechtigt wäre - verzichtet besser auf eine Sitzung und schreibt eine Arbeitsanweisung. Diese kann dann vielleicht in der Zeit, in welcher die Sitzung gedauert hätte, bereits umgesetzt werden.
Moderation
Wer sich für die Moderationsmethode entscheidet, übernimmt die Funktion des Spielleiters. Diese Methode ist vor allem dann die beste, wenn sich der Sitzungsleiter seiner Führungsrolle vollumfänglich bewusst ist. Sie führt in aller Regel am schnellsten zum Ziel und damit zum Erfolg der Sitzung.
Grundsätzlich leitet er die Sitzung gezielt durch Einbringen von bekannten Fakten und Fragestellungen. Die eigene Meinung hält er so weit als irgendwie möglich zurück. Er animiert die Teilnehmer zu Meinungsäusserungen durch Fragestellungen.
Die wesentlichsten Punkte dieser Methode beinhalten:
Checkliste - Sitzungen erfolgreich leiten