Ein altbewährtes Mittel ist und bleibt die Traktandenliste. Sie muss allerdings um einige Punkte ergänzt werden, wenn sie der Effizienz förderlich sein soll.
Wichtigste Merkmale einer guten Traktandenliste sind:
Zeitboxen
Zeitboxen dienen dazu, Sitzungen effizient zu gestalten. Sie sehen vor, dass für jeden Traktandenpunkt eine genaue Redezeit pro Person festgelegt wird. Diese «Timebox» darf nicht überschritten werden. Es zwingt die Teilnehmenden, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und sich auf das Meeting vorzubereiten. Jeder hat sich daran zu halten.
Hilfreich ist dieses Instrument auch bei endlosen Diskussionen, bei Personen oder Personengruppen, die oft vom Thema abschweifen, und zur Aktivierung von introvertierten Mitarbeitenden, die dadurch zu Wort kommen.
Eine grosse, für alle sichtbare Uhr, ein Timer oder eine Sanduhr kann – insbesondere in der Phase der Neueinführung – sehr hilfreich sein.
Ausserordentliche Sitzungen
Die Traktandenliste wird bei Entscheidungssitzungen so früh als möglich im Voraus an die Teilnehmenden weitergeleitet. Dabei ist es sehr nützlich, wenn die Teilnehmenden die Möglichkeit erhalten, allfällige weitere Themen anmelden zu können. Der Zeitpunkt, bis zu welchem Änderungswünsche angemeldet werden können, muss klar definiert werden. Ergibt sich aus solchen Anregungen oder Wünschen eine Änderung der Traktandenliste, muss sie sofort angepasst und neu verteilt werden.
Regelmässige Sitzungen
Bei der ersten Durchführung einer immer wiederkehrenden Sitzung soll das letzte Tagesordnungspunkt heissen: Änderungsvorschläge für die Traktandenliste. Auch bei der zweiten Durchführung kann dies noch hilfreich sein. Später sollte dieses Tagesordnungspunkt nicht mehr grundsätzlich erscheinen, damit sich alle Teilnehmenden auf einen gezielten Sitzungsverlauf vorbereiten können.
Teilnehmende
Falls sich die zukünftigen Sitzungsteilnehmenden nicht alle kennen, soll auf der Traktandenliste bei jedem Namen darauf hingewiesen werden, wer die einzelnen Personen sind. Dies kann das Fachwissen, die Kompetenz oder auch die Aufgabenbezeichnung sein.
Allgemeine Informationen
Dazu gehören unter anderem die Erreichbarkeit und deren Zeitpunkte, bei externen Sitzungen auch Entspannungsmöglichkeiten, Verpflegung und alle weiteren Punkte, die von Interesse sein könnten. Ein wichtiger Punkt ist die Benutzung von Mobiltelefonen. Dies soll während der Sitzung grundsätzlich untersagt sein. Bei Rahmenbedingungen ist es immer besser, etwas zu viel mitzuteilen, als etwas zu wenig.