Die in einem fixen Terminplan festgesetzten Beurteilungen sind allen Beteiligten rechtzeitig bekannt. Dadurch haben sowohl die Führungskräfte als auch die Mitarbeitenden genügend Zeit, um sich gezielt vorzubereiten.
Für Führungskräfte gehört zu den Vorbereitungen die laufende Beobachtung und Feststellung verschiedener Aktivitäten der zu Beurteilenden während der gesamten Periode. Diese laufende Informationssammlung schützt davor, eine Beurteilung zu erstellen, welche sich vielleicht nur auf einen sehr kurzen Zeitraum vor dem Termin bezieht. So können völlig falsche Bilder entstehen, sei dies nun im Guten oder aber auch im Schlechten.
Die Unterlagen
Personalberatungsfirmen und Verbände bieten ihren Kunden fertige Beurteilungsbogen an. Diese eignen sich meist gut, um daraus eigene, firmenspezifische Beurteilungsunterlagen zu erstellen. Niemals sollten solche Vorlagen im eigenen Unternehmen ungeprüft übernommen werden. Es ist so gut wie unmöglich, dass eine Vorgabe exakt auf das eigene Unternehmen passt. Dies gilt auch für sehr ausführlich ausgearbeitete Vorlagen, die dann für bestimmte Bereiche oftmals überladen sind.
Bei der Erarbeitung der firmenspezifischen Beurteilungsunterlagen empfiehlt sich folgendes Vorgehen:
Leistungsblatt
Ein sehr einfaches aber gutes Hilfsmittel ist das Leistungsblatt, auf welchem Vorkommnisse in Stichworten festgehalten werden können. Führungskräfte sollten einen Ordner haben, in welchem sich für die jeweiligen Mitarbeitenden ein Leistungsblatt befindet. Wichtig dabei ist, dass nicht jede Kleinigkeit notiert wird, sondern nur besondere Vorkommnisse mit einer gewissen Tragweite. Kleinere und nur für den Moment bedeutsame Vorkommnisse werden sofort im Rahmen der laufenden Beurteilung beurteilt.
Einladung
Die rechtzeitige Einladung an alle Beteiligten stellt sicher, dass sich alle richtig vorbereiten können. Allfällige Abwesenheiten können frühzeitig erfasst und die entsprechenden Anpassungen im Ablaufplan vorgenommen werden.
Die Einladung sollte schriftlich erfolgen und an alle Betroffenen gleichzeitig verteilt werden. Trotzdem muss sie persönlich wirken. Das Terminblatt am Anschlagbrett ist wahrscheinlich die falsche Wahl. In der Einladung muss Ort, Datum, Zeitpunkt und zur Verfügung stehende Zeit aufgeführt sein. Führungskräfte reservieren sich im Anschluss an die offizielle Beurteilungsrunde einen oder zwei Tage, an welchen besonders aufwendige Beurteilungen nachbearbeitet werden können.
Gesprächsformular
Ohne das Gesprächsformular ist eine periodische Beurteilung nicht durchführbar. Dieses schriftliche Element muss mindestens einen Monat vor dem Gesprächstermin erstellt sein.
Mit Vorteil bespricht man das Ergebnis mit einer Führungskraft auf gleicher oder der nächsthöheren Ebene, welche ebenfalls Einblick in das Tagesgeschehen im betroffenen Unternehmensbereich hat. Auch das Gespräch mit Personalverantwortlichen - sofern vorhanden - kann sehr hilfreich sein. Bei dieser Gelegenheit können bereits allfällig Massnahmen vorbesprochen werden, wie beispielsweise Weiterbildung, Lohnanpassungen, Versetzungen, Beförderungen oder besondere Angebote.
Dieses Vorgehen schützt vor Fehlbeurteilungen, welche sehr schnell aus irgendwelchen emotionalen Gesichtspunkten heraus entstehen können.
Kommunikationsform