Je besser eine Sitzung vorbereitet, d.h. geplant ist, umso grösser ist deren Erfolg. Die Vorbereitungsarbeiten sind das wesentlichste Element, um an der Sitzung selbst effizient und zielorientiert arbeiten zu können.
Notwendigkeit einer Sitzung
Zuerst gilt es abzuklären, ob eine Sitzung überhaupt notwendig ist. Bei regelmässig wiederkehrenden Sitzungen kommt noch die Frage der Häufigkeit dazu.
Der schnellste Weg zu diesem Entscheid führt über die exakte Zieldefinition:
Persönliche Planung der Sitzungsleitung
Die Sitzungsleitung muss sich gründlich vorbereiten. Eine gute Vorbereitung ist der halbe Weg zum Sitzungserfolg.
Die Sitzungsleitung muss sich ihrer Funktion als Moderator vollumfänglich bewusst sein. Sie steuert die Sitzung. Sie ist für die Einhaltung von Gesprächsordnungen, von Zeitvorgaben, von Delegationen einzelner Aufgaben während und nach der Sitzung sowie der Zielerreichung verantwortlich.
Nebst der rein organisatorischen Vorbereitung muss sie sich auch in Bezug auf das Thema und die zu erwartenden Teilnehmer gut vorbereiten. Folgende Fragen sollte sich die Sitzungsleitung vorgängig stellen und entsprechend der Antwort vorbereiten:
Zielsetzungen
Wie bereits bei der Vorbereitung auf eine Sitzung, müssen als Abschluss jeder Sitzung die nun definierten Ziele nochmals klar und deutlich aufgeführt werden. Das Protokoll ist eines der Hilfsmittel. Ein anderes ist eine Liste mit Zielsetzungen.
Die Zielsetzung sollte immer als Vereinbarung formuliert werden. Deshalb kann dies - zusammen mit der Delegation - der letzte Punkt der Traktandenliste sein.
Die Zielsetzung dient auch dazu, den endgültigen Erfolg der Sitzung bestimmen zu können.
Zeitplanung
Eine gut vorbereitete Traktandenliste beinhaltet auch eine exakte Zeitplanung. Damit dadurch mittelfristig auch der gewünschte Erfolg erzielt wird, ist es aber Bedingung, dass dieser Zeitplan auch eingehalten wird. Bei den ersten Durchführungen von regelmässigen Sitzungen kann dies vielleicht noch nicht mit aller Konsequenz umgesetzt werden, da es noch an entsprechender Erfahrung mangelt.
Die elementaren Bestandteile der Zeitplanung in der Traktandenliste sind:
Geplante Pausen
Marathonsitzungen ohne richte Pausen bringen normalerweise nicht den gewünschten Erfolg. Unsere persönlichen Bedürfnisse wie Bewegungsdrang, Rücken- und/oder Nackenschmerzen mindern Konzentration und Leistungsfähigkeit. In der Regel ist nach 45 Minuten die sprichwörtliche „Luft raus“. Die dann noch folgenden Wortmeldungen und Diskussionen bringen nicht mehr den gewünschten Ertrag – man verliert sich in völlig unwichtigen Details.
Genau deshalb muss eine gut geplante Sitzung pro Stunde mindestens 10 Minuten Pause – möglichst mit viel Bewegung – beinhalten. Nicht selten entstehen die guten Resultate in der Pause!
Auswahl der Sitzungsteilnehmenden
Die Auswahl der Sitzungsteilnehmenden ist immer der grösste Faktor, welcher über Erfolg oder Misserfolg dieses Anlasses entscheidet.
Regelmässige Sitzungen
Bei regelmässigen Sitzungen ist die Zusammensetzung der Teilnehmenden in der Regel klar definiert. Wichtigstes Kriterium für diese Auswahl ist dabei der Informationsgehalt der Sitzung selbst. Es ist genau zu überlegen, wer für die Erfüllung einer Aufgabe oder die Umsetzung einer sich aus der Sitzung ergebenden Massnahme informiert sein muss.
Es kann daher vorkommen, dass auch bei regelmässigen Sitzungen gewisse Personen nur in bestimmten Fällen oder nur für bestimmte Traktanden eingeladen werden.
Ausserordentliche Sitzungen
Bei Entscheidungssitzungen ist die Zusammensetzung der Teilnehmenden von grosser Bedeutung. Dabei stehen das besondere Wissen oder die Entscheidungskompetenz von einzelnen Personen im Vordergrund.
Ein wesentliches Kriterium ist auch der Faktor Zeit nach der Sitzung. Entscheidungssitzungen haben in der Regel Massnahmen zur Folge, die schnellstmöglich umgesetzt werden müssen. Personen, die zwar eine entsprechende Fachkompetenz aufweisen, jedoch nicht die notwendige Zeit zur Umsetzung der Entscheidungen haben, sind wahrscheinlich nicht geeignet.
Falls Personen an eine Sitzung eingeladen werden müssen, weil sonst andere Probleme auftauchen könnten („Kompetenzgerangel“, „Beleidigungen“, etc.), sind diese Personen in der Sitzung selbst entsprechend zu steuern. Eine Checkliste hilft, die richtigen Personen einzuladen. Es sollen die richtigen Personen mit dem richtigen Hintergrund teilnehmen. Je weniger Personen an einer Sitzung teilnehmen, umso effizienter wird sie durchzuführen sein.
Die Delegation
Bei allen nun auszuführenden Massnahmen muss eine exakte Delegation der Aufgaben erfolgen. Die Delegation steht natürlich in enger Verbindung mit den Zielsetzungen. Deshalb wird sie meist auch gemeinsam aufgeführt.
Delegation als solches beinhaltet immer die Weitergabe eine Aufgabe inklusive der dazugehörigen Verantwortungen und Kompetenzen. Es muss also vorgängig genau geklärt werden, wer über welches Fachwissen und den nötigen zeitlichen Freiraum verfügt, um bestimmte Aufgaben vollumfänglich übernehmen zu können.
Vorinformation an die Teilnehmenden
Eine frühe und möglichst umfassende Information der zu behandelnden Themen zahlt sich in der Sitzung selbst aus. Die Traktandenliste ist vielfach nur ein Teil der Information.
Vor jeder Sitzung müssen alle Teilnehmenden klar und umfassend informiert sein. Ebenso ist diese Information nötig, wenn sich die Traktandenliste verändert oder Personen nur ausnahmsweise teilnehmen.
Dazu gehören nebst dem rechtzeitigen Versand der Traktandenliste auch
Informationsmaterial und Hinweise bezüglich Vorbereitung gehen immer zielgerichtet an diejenigen Teilnehmenden, welche zum entsprechenden Thema auch etwas zu sagen haben oder sich damit zwingend auseinandersetzen müssen.
Die Vorgabe eines bestimmten Zeitpunktes vor der Sitzung, bis zu welchem die Vorbereitung erfolgt sein muss, hilft sowohl den Teilnehmenden als auch der Sitzungsleitung. Es können dadurch „Feuerwehrübungen“, die in letzter Minute noch schnell erfolgen, vermieden werden.