Wissen zur Aufgabenerfüllung vermitteln

Mitarbeitende wissen danach, was gemacht werde soll. Damit sie auch wissen, wie sie das Aufgabenziel erreichen können, müssen Führungspersonen das dazu notwendige Wissen gezielt vermitteln - so stimmt auch das Leistungsniveau.

Führungspersonen übertragen ihren Mitarbeitenden Aufgaben und verfolgen dadurch mehrere Ziele: Sich zu entlasten, Mitarbeitende an Neues heranzuführen und Vorgaben zu realisieren.

In der Praxis rückdelegieren Mitarbeitende oftmals die Aufgabe indem sie sich mit unzähligen Fragen und/oder Problemen an die Führungsperson wendet. Das Ergebnis entspricht nicht den Erwartungen. Und so fragen sich Führungspersonen: Warum tun die Mitarbeitenden nicht das, was sie tun sollten?

Die Antworten mögen sehr vielschichtig sein: Mitarbeitende sind demotiviert, überlastet oder deren Kompetenzen wurden falsch eingeschätzt. Meist sind es andere Gründe, als die Führungsperson vermuten. Der häufigste Grund: Den betroffenen Mitarbeitenden fehlt oftmals das Know-How, also das WISSEN, wie die Aufgabe zu bewältigen ist.

Know-How muss abgefragt und gefordert werden. Es können sich sowohl bei Führungspersonen als auch bei Mitarbeitenden mentale Blockaden errichtet, die diesen Prozess unterlaufen. Mentale Blockaden, die sich aus Erfahrungen, Bedürfnissen und Ansichten speisen. Sich einmal typische Blockaden bewusst zu machen, hilft bereits, den Prozess wieder in Schwung zu bringen.

Beispiele mentale Blockaden

Ansichten und Aussagen der Mitarbeitenden	Ansichten und Aussagen der Führungsperson
Lass niemals Vorgesetzte wissen, dass du nicht weisst, wie es geht.	Wenn ich jede Kleinigkeit erklären muss, kann ich es auch gleich selbst machen.
Ich habe keine Ahnung, wie ich es besser machen könnte.	Überlegen Sie doch selbst einmal. Dann finden Sie schon die Lösung.
Am besten immer durchmogeln. Nachfragen bringt gar nichts.	Im Moment habe ich dafür überhaupt keine Zeit.
Wenn Vorgesetzte etwas erklären, ist es ohne Hand und Fuss. Ich glaube, der weiss selbst nicht, wie es geht.	Ich habe es Ihnen doch schon alles erklärt. Was ist daran so schwer zu verstehen? Soll ich Ihren Job auch noch übernehmen?
Der Vorgesetzte ist immer so ungeduldig.	Warum dauert es bei Ihnen so lange?

Wissen sicherstellen und fördern

Damit es nicht zu solchen Blockaden kommt, muss die Führungsperson sichterstellen, dass Mitarbeitenden genau wissen, wie sie eine Aufgabe erfüllen müssen. Die folgenden Punkte bieten erste Impulse, wie es gelingt.

Kenntnisse abfragen
Mitarbeitende besitzen viele Fähigkeiten und Kompetenzen. Dennoch sollte man nie voraussetzen, dass diese Mitarbeitenden ausreichend Kenntnisse darüber besitzt, wie die Aufgabe - insbesondere neue - zu erledigen sind. Nachfragen hilft: Bitten Sie betroffenen Mitarbeitende zu beschreiben, wie sie vorgehen werden und/oder lassen es sich zeigen, wie die Aufgabe erledigen wird.
Schulungen einplanen
Prüfen, über welche Ressourcen, Fähigkeiten und Kompetenzen die jeweiligen Mitarbeitenden verfügen. Zeigen sich Lücken, müssen konkrete Schulungen eingeplant werden: Weiterbildung besuchen, Learning-by-doing, einen Kollegen zur Seite stellen, selbst zu coachen, etc.
Lieber zeigen statt nur mitzuteilen
Oftmals reicht es aus, Mitarbeitenden zu sagen: „Führen Sie dies bitte so und so durch." Besser ist es jedoch, wenn den Worten auch Taten folgen, d.h. Mitarbeitenden zeigen, wie es gemacht wird.
Übung macht den Meister
Dem Vorführen folgt ein Nachmachen. Mitarbeitende sollen die Gelegenheit haben, die vorgeführten Schritte eigenhändig durchzuführen. Dabei zeigt sich, an welcher Stelle des Arbeitsprozesses es eventuelle Verständigungsprobleme gab. Dann werden die jeweiligen Schritte erneut in Ruhe erläutert.
Standardisierte Arbeitsanweisungen erstellen
Für immer wiederkehren Aufgaben erstellt man am besten standardisierte Anweisungen, in denen Schritt für Schritt erläutert wird, wie was durchzuführen ist. Falls möglich, sollen diese Anweisungen mit Grafiken, Fotos oder Bilder ergänzt werden, die das Wie visuell darstellen.
Referenzhandbücher für Probleme und deren Lösungen anlegen
Die langfristige Leistung und den Schulungserfolg kann durch ein Referenzhandbuch zu den üblichen Arbeitsabläufen gesteigert werden. Darin beschrieben werden typische und aussergewöhnliche Probleme, mit denen Mitarbeitende bei Arbeitsabläufen sich meldeten. Darin steht dann auch, wie welches Problem zu lösen ist.