Massnahmen gegen Zeitfresser

Verschiedene Arten von Gesprächen lassen sich bündeln. Insbesondere Personen, welche dauernd über zu viel Arbeit oder gar Stress klagen, neigen bei näherer Betrachtung dazu, extrem viele einzelne Gespräche zu führen. Die dadurch verlorene Konzentration, Arbeitszeit und evtl. Umschichtung von Unterlagen führt zwangsweise zum Chaos oder zumindest zu einer vermeidbaren Überbelastung.

Zeitfresser finden

Zeitfresser rauben bis zu 50% der produktiven Zeit und somit auch der eigenen Leistung. Dies merkt man am besten, wenn man einmal zu einer Zeit arbeitet, in der sonst niemand arbeitet – der Output nimmt massiv zu.

Zeitfresser kann man nicht vollkommen ausschalten. Das Ziel ist, diese Zeitfresser so weit wie möglich zu reduzieren:

Notieren Sie im 60 Minuten-Rhythmus Ihre Aktivitäten
Klassifizieren Sie diese nach
- unumgänglich
- unnötig
Gruppieren Sie alle Zeitfresser nach unumgänglich, bzw. unnötig soweit wie möglich
Reservieren Sie passende Zeitfenster in der Agenda zu deren Bearbeitung

Arbeitsblatt Zeitfresser

Einzelgespräche, unverhoffte Besucher, Mitarbeitende, Kollegen, etc.

Ein sehr alter Trick - der leider immer wieder vergessen wird - sind sogenannte Gesprächsstunden. Wenn in Ihrem Arbeitsumfeld bekannt ist, dass Sie während ganz bestimmten Zeiten zu sprechen sind, werden die Gespräche nicht nur konzentriert, sondern viele Gespräche fallen weg. Zweiteres insbesondere deshalb, da viele - vielleicht sogar Sie selbst - lieber schnell jemanden fragen, statt selbst nachzudenken / nachzuschauen.

Dies gilt auch für sich selbst: Wenn im Laufe eines Arbeitstages verschiedene Begebenheiten auftauchen, für deren weitere Bearbeitung die Auskunft oder der Austausch mit anderen notwendig ist, sammeln Sie diese. Sie gewinnen eine grosse Menge Zeit, wenn Sie nur noch 2-3 mal pro Tag statt bei jeder Gelegenheit mit anderen Personen Kontakt aufnehmen.

Bieten Sie einen anderen Zeitpunkt an, an dem Sie wirklich Zeit haben. Beispiel: „Im Moment passt es gerade schlecht. Heute Mittag, um 14.30 Uhr hätte ich 15 Minuten Zeit. Passt das?“
Teilen Sie der „störenden“ Person mit „Ich stehe gerade unter Zeitdruck. Glauben Sie, das Anliegen lässt sich in 15 Minuten besprechen?“
Zur anderen Person an den Arbeitsplatz gehen: „Ich bin in zehn Minuten fertig und komme dann zu Ihnen.“» Diese Strategie hat den Vorteil, dass Sie deren Arbeitsplatz viel schneller wieder verlassen können, als ihn aus Ihrem Arbeitsplatz hinauszukomplimentieren.
Definieren Sie – als Führungskraft oder Mitarbeitende – Zeitblöcke, beispielsweise 10.00 bis 11.00 Uhr und 14.00 bis 15.00 Uhr. In dieser Zeit wissen alle, dass eine konzentrierte Kurzbesprechung mit Ihnen möglich ist.

Eigene Telefonanrufe

Mit den Telefonaten verhält es sich sehr ähnlich wie mit den Einzelgesprächen. Bei von aussen eingehenden Telefonaten funktioniert der Trick jedoch in der Praxis nicht. Hingegen können Sie Telefonate, die Sie erledigen müssen, ebenfalls sammeln und 3-4 mal pro Tag alle pendenten Telefonate nacheinander erledigen und anschliessend die sich daraus ergebenden Aufgaben ausführen.

Ineffektive Besprechungen

Es muss nicht immer für jede Kleinigkeit eine Besprechung durchgeführt werden - so dringend wie vieles scheint ist es meist gar nicht.

Notieren Sie sich im Laufe eines Arbeitstages alle Themen, welche Sie besprechen wollen auf einer Traktandenliste – dazu können Sie auch den Aktionsplan benutzen. Zu jedem Thema notieren Sie die Person/en welche dazu nötig sind. So lassen sich schnell mehrere Themen mit denselben Personen in einem Aufwasch erledigen, die vielen kurzen Einzelbesprechungen fallen dahin und Sie haben schon wieder Zeit gewonnen.

Prüfen Sie, ob die Besprechung wirklich notwendig ist. Genügt es vielleicht, einzelne Mitarbeitende per E-Mail, per Telefonat oder im persönlichen Gespräch zu informieren?
Erstellen Sie eine Traktandenliste, die nebst dem Inhalt auch die vorgesehene Zeit pro Traktandum festlegt. Verteilen Sie diese Traktandenliste im Voraus. So erhalten die Mitarbeitenden Gelegenheit, sich vorzubereiten.
Laden Sie nur die Mitarbeitenden ein, für die die besprochenen Themen wichtig sind.
Schneiden Sie alternativ die einzelnen Punkte des Meetings auf die Teilnehmenden zu. So können Sie, nachdem einzelne Punkte abgehandelt wurden, die davon betroffenen Mitarbeitenden aus der Besprechung entlassen.
Pünktlich beginnen und enden! Wer zu spät kommt, muss sich im Anschluss über das Besprochene informieren. Sollten noch Punkte offen sein oder eine Diskussion kein Ergebnis erbringen, beenden Sie dennoch das Meeting pünktlich. Verschieben Sie alles andere auf einen neuen Termin. So können Sie und Ihre Mitarbeiter ihre Zeit entsprechend planen.

Chaos am Arbeitsplatz

Alles, was Sie nicht täglich brauchen, sollen Sie wegräumen = Ablagesystem.
Unterlagen, die Sie nicht für Ihre aktuelle Aufgabe benötigen, aber noch nicht endgültig ablegen können, legen Sie in eine Zwischenablage = Stapelsammler „in Arbeit“.
Richten Sie ein für sich funktionierendes Ablagesystem ein. Optimaler Weise arbeiten alle Mitarbeitenden nach demselben System.
Verlassen Sie am Ende des Arbeitstages den Arbeitsplatz so, wie wenn Sie am nächsten Tag in die Ferien gehen würden.

Unzureichende Informationen

Fixieren Sie kurz den Ablauf der Aufgabe. Prüfen Sie, welche Informationen Sie wann benötigen werden.
Klären Sie die Zuständigkeiten für die Informationsbeschaffung. Wer im Projektteam holt die Informationen ein?
Müssen Sie Mitarbeitende oder auswärtige Personen um Informationen bitten, setzen Sie Antwortfristen. Beachten Sie dabei, sich Pufferzeiten einzubauen, falls die andere Person zeitlich schlecht zuarbeitet. So können Sie eventuell eine zweite Anfrage ohne Zeitdruck starten.

Nicht „Nein“ sagen können

Viele Menschen tun sich schwer – warum auch immer – NEIN zu sagen. Für diese gibt einige Trick, die zwar ein NEIN beinhalten, es aber nicht so ausgesprochen werden muss.

Nein begründen: „Eigentlich gerne – nur im Moment bin ich gerade mit etwas Delikatem beschäftigt.“
Das Nein richtet sich so nicht gegen die Person, sondern hat andere Ursachen.
Verständnis zeigen: „Dass du so im Zeitstress bist, tut mir sehr leid – aber ich kann dir leider heute trotzdem nicht aushelfen.” Oder für Führungskräfte: „Ihr Team steht da wirklich stark unter Druck. Leider ist es trotzdem nicht möglich, dass eine Arbeitskraft von uns zu Ihnen wechselt.”
Bedanken: „Ich fühle mich geehrt, dass Sie da an mich denken, aber mein Terminkalender ist leider komplett voll.” oder „Das ist ein schönes Kompliment, dass du mir das zutraust, aber ich kann momentan leider nicht.”
Teil-Nein: „Im Moment geht es gerade nicht, ich kann die Aufgabe aber morgen gerne übernehmen.“
Dringlichkeit prüfen: „Würde es auch reichen, wenn ich dies erst morgen für Sie erledigen würde.“
Nach Alternativen fragen: „Da ich heute voll ausgelastet bin, müsste ich eine andere Arbeit verschieben – welche soll ich verschieben?“ Diese Frage eignet sich sehr gut gegenüber Führungskräften.