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Arbeitsorganisation, Selbstmanagement, Zeitmanagement - Wichtige Elemente der Arbeitsmethodik

Arbeitsmethodik besteht aus vielen verschiedenen Elementen. Insbesondere bei administrativen Tätigkeiten wird der Arbeitsmethodik vergleichsweise wenig Beachtung geschenkt – ganz im Gegensatz zu produktiven Tätigkeiten in der Industrie.

Zwei elementare Teile der Arbeitsmethodik sind das Zeitmanagement und Selbstmanagement.
   

Zeitmanagement

ist ein Bestandteil des Selbstmanagements und umschreibt, wie effizient und effektiv Sie Ihre Zeit nutzen,

  • um Aufgaben zu erledigen
  • um Ziele zu erreichen
  • um Termine zu definieren

Überprüfen Sie hier, wie gut Sie Ihre zur Verfügung stehende Zeit einsetzen und wo Sie noch Optimierungsbedarf erkennen:

  • Wann erledigen Sie welche Aufgaben?
    - Planen Sie Ihren Arbeitsalltag oder arbeiten Sie einfach mal drauf los?
  • Begrenzen Sie zeitlich Ihre Aufgaben?
  • Haben Sie ein gutes Zeitgefühl, wie lange Sie für welche Aufgaben benötigen?
  • Terminieren Sie alle Ihre Aufgaben in einer Agenda, beispielsweise  Outlook?  
  •  Welches sind für Sie optimale Zeitpunkte,
    - um Ihre Mails zu beantworten
    - tägliche Routinearbeiten auszuführen
    - Sitzungen zu  terminieren  
  • Nutzen Sie sogenannte stille Stunden, in denen Sie hochkonzentriert  arbeiten können und nicht ständig unterbrochen werden? Beispielsweise:
    - Rückzug in einen ruhigen Raum, beispielsweise Sitzungszimmer
    - Zeiten, in denen „der Betrieb stillsteht“, beispielsweise früh morgens oder spätabends
    - Sich mit anderen Mitarbeitenden absprechen, so dass alle  jeweils eine Stunde pro Tag ungestört und somit effizient arbeiten können

Selbstmanagement

bezeichnet unter anderem die Fähigkeit zur selbständige Motivation, Zielsetzung, Planung und  Organisation.

Überprüfen Sie hier, wie gut Ihr Selbstmanagement bereits ist und wo Sie noch Optimierungsbedarf erkennen:

  • Wissen Sie, wie viele Aufgaben Sie an einem Arbeitstag erledigen?
  • Wissen Sie, welche Aufgaben wirklich wichtig sind?
    - für Sie
    - für das Team
    - für andere Mitarbeitende oder Vorgesetzte
    - für die Kundschaft
    - für das Unternehmen
    - für die sinnvolle Zielerreichung
  • Wie organisieren Sie sich?
    - liegen bei Ihnen viele lose Zettel herum?
    - bevorzugen Sie die Arbeit mit Listen?
    - nutzen Sie eine Agenda – analog oder digital?
  • Wie oft rufen Sie Ihre Mails täglich ab?
    - mehr als 5-mal pro Tag?
    - sind bei Ihnen der Sound und auch das optische Signal für den Maileingang abgeschaltet?
  • Wie bearbeiten Sie Ihre täglichen Mails?
    - wie gehen Sie mit Spam-Mails um?
    - nutzen Sie die Markierung als Junk-E-Mail oder Ignorieren?
    - löschen Sie diese unwiderruflich?
    - nutzen Sie die Regel-Möglichkeiten Ihres E-Mail-Programms?
  • Wie gehen Sie mit Unterbrechungen durch andere Mitarbeitende um?
  • Wie gehen Sie mit einer Gefälligkeit um, für die Sie aber weder Lust noch Zeit haben?
  • Können Sie gut „nein“ sagen – haben Sie eventuell eine Strategie?
  • Wie oft machen Sie Pausen am Tag?
     - arbeiten Sie durch, nur weil noch tausend unerledigte Aufgaben warten?
    - sind Sie sich bewusst, dass geplante Pausen Ihre messbare Leistung massiv steigern?
  • Können Sie Aufgaben delegieren?
    - denken Sie, dass es „einfacher“ ist, wenn Sie Aufgaben gleich selbst erledigen – wieso auch immer?
    - haben Sie das Gefühl, Sie müssen alles selbst machen?
    - wissen Sie, wer gewisse Aufgaben genauso gut erledigen kann, wie Sie selbst?
  • Wie reagieren Sie auf eine Arbeitsanweisung von Vorgesetzten, welche Ihnen kurz vor Feierabend noch eine grössere Aufgabe geben wollen?
  • Haben Sie ein klar strukturiertes Ablagesystem?
    - wie viele Bürokörbchen / Stapelsammler haben Sie?
    - stapeln sich auf Ihrem Arbeitsplatz Unterlagen, die Sie im Moment gar nicht benötigen?

Diese Punkte werden in unserem Seminar Arbeitsmethodik behandelt.